Secretária de IA para oftalmologistas

A Avie recebe quem quer só trocar o grau dos óculos

Pelo número que já está gravado no cartão da clínica, a Avie recebe boa parte das mensagens do consultório de oftalmologia com um pedido simples: trocar o grau dos óculos, sem detalhe nenhum sobre exame ou consulta.

Essas mensagens chegam em qualquer horário, muitas vezes de quem está sem óculos há dias e não vê a hora de resolver. A Avie responde na hora, de dia ou de noite, com a explicação e os horários livres da consulta. Se a equipe quiser falar direto com o paciente, entra na conversa quando quiser, e a Avie pausa naquela conversa assim que alguém do consultório responde.

Antes de falar em receita, a Avie explica que o exame da consulta vai além da troca de grau, e é dele que a receita de óculos sai, quando é o caso.

O exame gratuito da ótica não mede o que a consulta avalia

A Avie encontra, na pergunta sobre o valor, uma comparação vinda de outro lugar: o exame de vista gratuito que muitas óticas oferecem para vender óculos. Esse exame mede o grau, mas não é o mesmo que uma consulta oftalmológica, e comparar os dois preços, um deles zero, deixa a consulta parecendo cara sem motivo.

Por isso a Avie muda a ordem da resposta: primeiro vem o oftalmologista, depois o exame completo dos olhos, visão, pressão ocular e os exames de rotina do próprio consultório, e só então o que muda quando existe indicação de dilatação da pupila. O valor da consulta só chega depois disso, uma única vez, encaixado no fim do mesmo texto.

Explicar antes do valor deixa claro que o número se refere a uma avaliação da saúde dos olhos, e não a uma medição de grau feita num balcão; a pergunta seguinte, quase sempre, é sobre horário.

Essa ordem não muda de conversa para conversa: o texto da explicação nunca sai picado nem se repete a cada pergunta nova; o valor tem uma única aparição, dentro dele mesmo; e o preenchimento da ficha espera o momento em que a família já decidiu o horário. Uma pergunta específica, como se a consulta atende determinado convênio, ganha resposta antes de qualquer outra coisa, na mesma mensagem.

O que entra na explicação de uma consulta oftalmológica

A Avie usa um texto escrito com o próprio oftalmologista, na implantação: a equipe da Avie pergunta como ele costuma explicar a consulta para quem chega só pensando em trocar o grau, e registra esse texto para o WhatsApp. Numa consulta de oftalmologia, ele costuma trazer quatro blocos.

A mensagem termina com uma única pergunta, sobre o horário. Isso responde, na mesma mensagem, a quem só queria confirmar o preço da troca de grau.

Quem escreve pedindo só a receita dos óculos

A Avie recebe, com frequência, um pedido direto: só a receita dos óculos, sem exame. Ela explica, em poucas frases, que a receita sai da própria consulta, depois da medida da visão, e não é um serviço separado que possa ser vendido isolado.

Diminuir o valor porque o caso parece simples não é algo que a Avie resolva por conta própria: ela segue a regra combinada com o consultório, e leva o pedido para a equipe decidir quando não existe uma regra pronta para ele. Quem recebeu os horários e parou de responder ganha um único lembrete, no programa de oferta de horário; passado algum tempo, quem voltar encontra a explicação e o valor de hoje.

A Avie também informa se o consultório atende o convênio citado, antes de qualquer valor aparecer, seguindo a regra que cada operadora tem na implantação. No particular, o texto já cita a nota fiscal que serve para pedir reembolso ao plano de saúde.

A dilatação muda a duração da consulta, e a Avie avisa antes

A Avie avisa, com o texto que a própria clínica escreveu, quando a consulta pode incluir dilatação da pupila, e diz quanto tempo esse procedimento costuma acrescentar ao horário reservado. Isso evita que a pessoa marque um horário curto e precise esperar sem saber por quê.

Se o texto do consultório recomenda vir acompanhado depois da dilatação, por causa da visão embaçada que ela deixa por um tempo, a Avie repassa essa orientação exatamente como está escrita. Uma dúvida que esse texto não cobre, como se dá para dirigir depois, vai para a equipe, com o motivo escrito.

Mapeamento de retina e outros exames têm duração própria

A Avie pergunta se a pessoa quer consulta, exame ou um caso de acompanhamento antes de oferecer qualquer horário. Mapeamento de retina, campimetria e topografia de córnea entram na configuração do consultório, cada um com o tempo que exige.

A Avie busca os horários livres já considerando essa duração, e oferece pelo menos cinco opções. Uma pessoa que só quer trocar o grau e outra que já sabe que precisa de um mapeamento de retina passam pela mesma Avie, mas caem em horários de tamanhos bem diferentes, o que evita atraso na agenda do dia.

Filho, cônjuge ou cuidador: a ficha registra quem vai à consulta

A Avie separa, na ficha, o paciente de quem escreve por ele, uma situação comum em oftalmologia quando um filho marca para os pais ou alguém escreve pela pessoa idosa da casa. Antes de seguir com o agendamento, a Avie confirma para quem é a consulta.

Nome, nascimento, CPF e endereço são pedidos pelo chat e gravados na ficha do paciente, não na de quem escreveu a mensagem. Toda consulta ganha um lembrete na véspera, enviado para o número que fez a marcação.

Olho vermelho, dor súbita e perda de visão vão para a equipe na hora

A Avie passa para a equipe, assim que chega, qualquer relato de dor forte no olho, vermelhidão que piora rápido ou perda de visão de um momento para o outro, com o motivo escrito.

Fora dessas urgências, dúvida sobre colírio, sobre uso de lente de contato ou resultado de exame enviado por foto ficam fora do que a Avie responde por conta própria; cada uma delas segue para a equipe, com o motivo já escrito na conversa.

Glaucoma e catarata em observação têm agenda de acompanhamento

A Avie mantém, para quem já trata pressão ocular alta ou está com uma catarata em observação, um aviso de próxima consulta que sai antes da data que o oftalmologista sugeriu. Se a pessoa já marcou por conta própria, nada é enviado.

Quem pede encaixe por não poder esperar entra na lista de espera e é avisado quando um horário abre. Na remarcação, a Avie garante o novo horário antes de liberar o antigo, para que a pessoa não fique sem data marcada.

A ficha e os documentos do paciente ficam no mesmo portal

A Avie tem prontuário eletrônico, contratado à parte, no mesmo portal da agenda, com a ficha de cada paciente e o histórico de consultas. Atestado, declaração e pedido de exame saem dessa ficha, assinados com certificado ICP-Brasil em nuvem, e chegam pelo WhatsApp de quem pediu.

Quando a equipe pede, a Avie resume, numa página separada da nota da consulta, o que a pessoa contou no WhatsApp antes de marcar. Esse resumo fica a um clique da ficha, sem entrar na nota do médico.

Como a explicação do exame nasce com o oftalmologista

A equipe da Avie levanta, com o oftalmologista, o que precisa entrar nesse texto antes do primeiro atendimento real: a duração da consulta, os exames de rotina do consultório, a regra de dilatação e o que muda de convênio para convênio. Cada frase só entra no ar depois que ele aprova.

O texto continua aberto a ajustes, sempre que o oftalmologista quiser incluir um exame novo ou mudar uma palavra. Cada consultório tem um plano próprio, de acordo com o tamanho e o fluxo de atendimento; os valores ficam em Preços.