Secretária de IA autônoma: a Avie marca, remarca, cancela e retoma pacientes sozinha

A Avie é a secretária de IA que atende o WhatsApp da clínica e resolve a agenda sozinha: marca, remarca, cancela e encaixa consultas direto na agenda da clínica, e retoma a conversa com quem ainda não marcou. A clínica escolhe, ação por ação, o que fica com a IA e o que fica com a equipe, e pode deixar todo o secretariado no automático.

O que a Avie faz sozinha, ação por ação

Cada ação da Avie tem o seu interruptor na tela da secretária, em Ajustes. A clínica liga no automático o que quer delegar e deixa com a equipe o que prefere fazer.

Ação	O que a Avie faz no automático	O que protege a agenda
Marcar	Oferece pelo menos cinco horários livres, segura por alguns minutos o que o paciente escolheu e marca a consulta	Só marca horário que ela ofereceu, que continua livre, com a modalidade definida e o cadastro completo
Remarcar	Troca a consulta para outro horário livre que o paciente escolheu	O horário novo passa pela mesma conferência da marcação
Cancelar	Cancela a consulta que o paciente pediu para desmarcar	Só cancela quando existe uma consulta futura que casa com o pedido
Trocar a modalidade	Passa de presencial para online, ou o contrário, no mesmo horário	Só troca quando a consulta e o horário aceitam a outra modalidade
Trocar o paciente	Passa a consulta para outra pessoa da família, no mesmo horário	O pedido precisa estar escrito na conversa, e o cadastro da outra pessoa precisa estar completo
Confirmar presença	Registra a confirmação que o paciente deu pelo chat	Só com a rotina de confirmação ligada e uma consulta nos dois dias seguintes
Lista de espera	Põe na lista de espera quem quer um horário mais cedo	O pedido guarda os dias e o período que o paciente prefere
Emitir NFS-e	Emite a nota fiscal da consulta quando a clínica autorizou essa ação	Configuração fiscal validada, dados da consulta conferidos e autorização própria para a IA emitir
Cobrar	Manda o link de pagamento da consulta, na conta da própria clínica	O link sai para a consulta certa, com o valor da clínica
Reenviar arquivo	Reenvia pelo WhatsApp ou por e-mail o documento que a clínica já mandou na conversa	Só reenvia arquivo que já está naquela conversa; nasce desligado, e a clínica liga

Quando o horário escolhido foi ocupado no meio da conversa, a Avie busca de novo e oferece outros horários livres. Cada ação fica registrada antes de acontecer, e a equipe vê o que a Avie fez em cada mensagem.

A Avie encaixa quem quer um horário antes

A Avie atende o pedido de “tem algum horário antes?” sozinha. Ela procura na agenda os horários livres antes da consulta marcada, mostra as opções e remarca na hora em que o paciente escolhe.

Se nada serve, a Avie põe o paciente na lista de espera com o dia e o período que ele prefere. Com a última chamada para confirmar ligada, o horário de quem não confirmou no prazo volta sozinho para a agenda. A oferta de uma vaga para a lista de espera começa com um clique da equipe; depois dele, o reforço para quem não respondeu e o repasse para a próxima pessoa saem sozinhos.

A Avie retoma quem não marcou, faltou ou sumiu

A Avie volta a falar com o paciente no tempo que a clínica define, sem ninguém precisar lembrar. Cada programa abaixo é ligado pela clínica e roda sozinho depois disso.

• Oferta de horário. Quem recebeu os horários e não escolheu recebe uma nova mensagem com horários livres.
• Cadastro parado. Quem escolheu o horário e não mandou os dados recebe o lembrete do que falta.
• Retomada combinada. Quando o paciente diz “vou ver com meu marido e te falo na sexta”, a Avie volta na sexta.
• Remarcar faltas e cancelamentos. Quem faltou ou cancelou e não remarcou recebe, no dia seguinte, horários livres da agenda.
• Lembrete de nova consulta. Quem precisa voltar recebe o convite perto da data que a profissional indicou.
• Reativação e resgate. Quem não fala com a clínica há meses recebe uma mensagem, poucas por dia, começando por quem tem mais chance de marcar.

O texto de cada mensagem é da clínica, e a Avie adapta a frase à conversa de cada paciente.

Antes de cada mensagem automática, a Avie relê a conversa

A Avie não dispara mensagem no escuro. Antes de cada lembrete, cobrança, confirmação ou retomada, ela lê a conversa, as consultas e os pedidos do paciente e decide se a mensagem ainda faz sentido.

• Se o paciente já marcou, já pagou ou pediu para parar, a mensagem não sai.
• Se ele desistiu, reclamou ou disse que já pagou, a mensagem espera a equipe, com o motivo escrito.
• A Avie manda no máximo uma mensagem de retomada por pessoa a cada 24 horas e guarda para a manhã a que cairia entre 21h e 8h.

Nota fiscal também pode ficar com a secretária de IA

A Avie pode emitir a NFS-e da consulta sozinha quando a clínica configura a emissão fiscal e autoriza essa ação. Se a clínica preferir, cada nota espera a equipe. O recurso fiscal faz parte do Avie Cuida; não nasce ligado para todas as contas.

O que continua com a equipe

A Avie trabalha sozinha na rotina administrativa que a clínica delegou. Decisões clínicas continuam com a equipe.

• Diagnóstico, conduta, dose ou troca de remédio: a dúvida vai para a equipe, com o motivo escrito.
• Vincular um paciente que está no WhatsApp de outra pessoa: a equipe confere antes.
• Rascunho que foge do combinado com a clínica não sai: fica retido para a equipe, com o motivo.

Quando o paciente pede para falar com uma pessoa, a Avie abre um pedido próprio e avisa a equipe como urgente. Ela diz ao paciente, numa única mensagem, que a equipe já sabe, e não insiste no mesmo dia. Depois, a equipe decide se a Avie volta a atender a conversa ou se só a equipe atende.

A equipe conversa com a Avie

O que pede uma pessoa chega ao portal com o motivo escrito. Depois de decidir, a equipe devolve a conversa para a Avie com um recado em português, como faria com uma secretária: “pode encaixar amanhã às 18h”.

A Avie confere a agenda e prepara a resposta ao paciente, e a equipe envia com um toque. Se o recado deixa dúvida, a Avie pergunta à equipe antes de mexer na agenda. Quando a equipe só quer que a Avie volte a atender, um clique devolve a conversa, e a Avie responde ao paciente que está esperando.

A Avie também responde às avaliações do Google

Quando a clínica conecta o Perfil da Empresa no Google e liga o recurso, a Avie escreve a resposta a cada avaliação nova. A clínica escolhe se a resposta ao elogio sai sozinha. Avaliação com crítica fica sempre com a equipe.

A equipe continua no comando da agenda

A Avie deixa a equipe entrar em qualquer conversa, a qualquer momento. Quando alguém da clínica responde, a Avie pausa naquela conversa e não atropela o que a equipe combinou.

A clínica muda a autonomia quando quiser: pode começar com a Avie só respondendo, ligar a marcação depois de ver como ela trabalha e, em seguida, passar as outras tarefas de secretaria para o automático. Na implantação, a equipe da Avie simula com casos da rotina da clínica antes de a Avie falar com pacientes.

Se o WhatsApp fica desconectado ou a Avie para por 30 minutos ou mais, as mensagens que chegaram nesse intervalo não são respondidas às cegas: a equipe vê o que houve em cada conversa, e as que ninguém respondeu voltam para a Avie, uma por vez.

Perguntas frequentes

A secretária de IA da Avie pode marcar consulta sozinha?

Sim. A Avie oferece horários livres da agenda da clínica e marca a consulta sozinha na agenda da clínica, depois de conferir que o horário continua livre, que a modalidade está definida e que o cadastro está completo.

A Avie remarca e cancela consultas sem a equipe?

Sim, quando a clínica deixa essas ações no automático. A Avie remarca para outro horário livre, troca presencial por online e cancela a consulta que casa com o pedido do paciente, e cada ação fica registrada.

A Avie retoma a conversa com quem não marcou?

Sim. Com os programas ligados, a Avie volta a falar com quem recebeu os horários e não escolheu, parou no cadastro, faltou, cancelou ou combinou de responder depois, e relê a conversa antes de cada mensagem.

Dá para deixar a Avie 100% no automático?

Sim, nas tarefas de secretaria. A clínica pode deixar no automático marcar, remarcar, cancelar, trocar a modalidade, confirmar presença, pôr na lista de espera, cobrar (no Avie Cuida) e retomar quem não marcou. A emissão de NFS-e exige configuração fiscal e autorização próprias. Assunto clínico continua com quem atende.

A Avie encaixa paciente num horário mais cedo?

Sim. Quando o paciente pede um horário antes, a Avie mostra os horários livres antes da consulta marcada e remarca na hora. Se nada serve, ela põe o paciente na lista de espera.

O que acontece se o paciente pedir para falar com uma pessoa?

A Avie abre um pedido próprio, avisa a equipe como urgente e diz ao paciente, numa única mensagem, que a equipe já sabe. No mesmo dia, ela não insiste. A equipe assume a conversa e decide se a Avie volta a atender.

A equipe consegue orientar a Avie numa conversa?

Sim. A equipe devolve a conversa para a Avie com um recado em português, como “pode encaixar amanhã às 18h”. A Avie confere a agenda e prepara a resposta, e a equipe envia com um toque.

Posso começar com menos autonomia e ligar o resto depois?

Sim. Na Avie, cada ação tem o seu interruptor, e a clínica muda quando quiser. Dá para começar com a Avie respondendo e marcando e passar o resto para o automático quando a equipe estiver segura.