Secretária de IA para coloproctologistas

Na coloproctologia, a mensagem chega curta e de madrugada

A Avie recebe boa parte das primeiras mensagens de um consultório de coloproctologia fora do horário comercial, escritas em poucas palavras. O paciente evita nomear o sintoma, digita rápido e às vezes some por alguns minutos antes de completar a frase. É uma mensagem de quem já decidiu escrever, mas ainda não decidiu contar tudo.

A Avie responde assim que a mensagem chega, de madrugada ou num domingo à tarde, sem ninguém da equipe precisar estar acordado. Isso importa numa especialidade em que boa parte das mensagens chega justamente fora do horário em que alguém da recepção estaria por perto para responder, e em que o paciente que demorou a tomar coragem pode desistir se a resposta demora.

A pergunta que abre a conversa quase sempre é sobre o valor, antes de qualquer outro detalhe. Poucas vezes o paciente diz o motivo da consulta nessa primeira mensagem, e a Avie não precisa que ele diga.

O preço vira comparação com o gastro quando falta a explicação

A Avie responde à pergunta do valor com a explicação completa da consulta, e o valor vem no fim dessa mesma resposta, nunca solto. É essa ordem que evita a comparação errada.

Sem explicação, o paciente compara o preço da consulta com o que já pagou num gastroenterologista, num cirurgião geral ou numa consulta rápida em outro consultório, sem saber que a consulta de coloproctologia já inclui, quando indicado, um exame feito no mesmo dia. Um número isolado no WhatsApp não carrega essa diferença; só a explicação carrega, e por isso ela sempre chega antes do valor.

No dia a dia, isso segue três regras simples: o texto da explicação não é cortado e não se repete depois, porque o envio já fica registrado; o número do valor mora dentro da explicação e nunca aparece solto numa mensagem própria; e só depois de o paciente escolher dia e horário é que o cadastro é pedido. Quando a pergunta chega junto com outra coisa, como se a doutora atende convênio, a Avie responde essa parte primeiro e emenda a explicação na mesma mensagem.

Cinco partes contam o que a consulta inclui, sem pedir o sintoma

A Avie usa uma explicação escrita pelo consultório, com a equipe da Avie, na implantação, a partir do que a doutora já costuma dizer na recepção. Numa consulta de coloproctologia, ela costuma ter cinco partes, e nenhuma pede o paciente descrever o sintoma antes da consulta.

A mensagem termina com uma pergunta só, ligada ao momento: se o paciente quer ver os horários da semana ou se ficou alguma dúvida. Quem já decidiu segue direto para a agenda.

“Vou esperar passar” é a resposta mais comum ao valor

A Avie ouve essa frase com frequência, ou uma parecida, quando o paciente lê o valor e ainda não decidiu se vale a pena resolver agora. A resposta acolhe o que foi dito, sem repetir o número e sem insistir. Ela toca no que a pessoa escreveu, lembra em uma frase o que a consulta resolve quando isso ajuda, e devolve o tempo da decisão para quem está do outro lado.

A Avie não oferece desconto por conta própria. Pedido de desconto é decisão do consultório: a Avie explica, com cuidado, que não há valor diferenciado, ou leva o pedido para a equipe responder, com o motivo escrito. Ela também não insiste com horários nem cobra uma resposta no mesmo dia em que o paciente hesitou.

Se o paciente recebeu os horários e parou de responder, o programa de oferta de horário manda um lembrete, uma vez, com o texto que o consultório aprovou. Quem volta meses depois, já sem lembrar do valor combinado, recebe a explicação e os valores de hoje, do zero.

O exame de consultório e o preparo saem no texto que a clínica escreveu

A Avie marca a retossigmoidoscopia, a colonoscopia e os outros exames que o consultório oferece, cada um com a duração própria, e, quando o paciente pergunta sobre o preparo, responde com o texto que o consultório escreveu na implantação, sem completar com informação por conta própria. Quando o paciente pergunta algo fora desse texto, como manter ou parar um remédio de uso contínuo, a pergunta vai para a equipe.

A ligadura elástica e a consulta depois de uma colonoscopia entram na mesma agenda, com a duração que o consultório configurou para esse tipo de atendimento. Quem já passou por um procedimento e precisa de outra avaliação escreve de novo pela mesma conversa, sem repetir o cadastro, e escolhe entre pelo menos cinco horários livres.

A ficha nasce sem perguntar o motivo

A Avie pede pelo chat o cadastro que o consultório usa, nome, nascimento, CPF e endereço, e não pergunta o motivo da consulta quando isso não muda o tipo de atendimento marcado. Se o paciente escreve o que sente por conta própria, a Avie não comenta e segue para a agenda.

Enquanto o cadastro é preenchido, o horário escolhido fica guardado. Se o consultório tem o site feito pela equipe da Avie, quem prefere não escrever muito pelo chat marca por lá, na mesma agenda. O particular com nota fiscal para reembolso e as regras de cada convênio, quando o consultório atende mais de um, ficam explicados junto do valor.

Sangramento e dor forte vão direto para a equipe

A Avie não dá diagnóstico, conduta clínica nem orientação sobre remédios, e não lê nem avalia foto, exame ou PDF. A foto ou o resultado que o paciente manda chega para a doutora, e o paciente sabe que foi recebido; a pergunta sobre esse conteúdo vai para a equipe, com o motivo escrito.

O consultório decide o que entra nessa lista. Costumam entrar sangramento, dor forte ou outro sinal de urgência, foto enviada pelo paciente, resultado de biópsia, dúvida sobre remédio ou preparo que o texto cadastrado não responde, e pedido de receita, atestado ou relatório. Quando alguém da equipe responde, a Avie pausa naquela conversa.

A agenda guarda o horário enquanto o cadastro termina

A Avie busca os horários livres na agenda do consultório antes de responder e oferece pelo menos cinco opções; confere de novo ao confirmar. Ela funciona com o Google Agenda e com o Feegow, e quem não usa nenhum dos dois começa pela agenda do portal da Avie, ligada a um Google Agenda.

Quem pede encaixe entra na lista de espera e recebe um aviso quando abre vaga. O lembrete de véspera sai para toda consulta marcada, e a confirmação pelo chat, quando o consultório liga esse lembrete, é opcional. A remarcação também acontece pela conversa: a Avie cria o horário novo antes de liberar o antigo.

Documentos depois da consulta ficam a um clique da conversa

A Avie tem prontuário eletrônico, contratado à parte, no mesmo portal da agenda e das conversas. A doutora escreve na ficha e assina com certificado digital em nuvem; depois de assinado, ninguém altera o registro, e uma correção entra como retificação, sem apagar o texto original. Atestado e relatório saem em PDF pelo mesmo WhatsApp da clínica.

Quando a equipe pede, a Avie resume o que o paciente contou no WhatsApp, e esse resumo fica na página do paciente, a um clique do prontuário, fora da nota da consulta.

O que a equipe da Avie pergunta para escrever essa explicação

A Avie chega ao consultório de coloproctologia depois de uma conversa entre a equipe da Avie e a doutora sobre a rotina real: a duração da consulta, os exames feitos no próprio consultório, o preparo de cada um, os documentos que costumam ser pedidos e a regra de convênio, quando existe. Esse material vira a explicação que o paciente lê no WhatsApp.

A doutora aprova a Avie respondendo casos do próprio consultório antes do primeiro paciente real. O plano depende do tamanho e do fluxo do consultório, e os valores estão em Preços.