Lista de espera no consultório: como preencher horários vagos pelo WhatsApp

Muita clínica faz a lista de espera de cabeça, em papel ou em conversas soltas. Quando a vaga aparece, ninguém lembra quem queria aquele horário. Este guia mostra como organizar a lista e como a Avie conduz o aviso da vaga.

Quando a lista de espera faz sentido

A lista de espera da Avie serve à clínica que tem cancelamentos frequentes ou pedidos de horário que a sua agenda ainda não tem. Ela é útil quando:

• a agenda costuma lotar em certos dias ou períodos;
• pacientes pedem horários específicos que ainda não existem;
• cancelamentos acontecem com frequência;
• a clínica tem mais procura do que horário;
• a recepção quer reduzir faltas sem ligar para todo mundo.

A lista precisa de critérios claros e precisa ser fácil de consultar.

Leia também: Agendamento por WhatsApp: como reduzir faltas e remarcações no consultório.

O que registrar em cada paciente

A Avie registra na lista de espera a modalidade, o período e os dias da semana que o paciente prefere, e é com esses dados que ela casa o paciente com a vaga. Para a lista funcionar, guarde pelo menos:

• nome do paciente;
• telefone;
• modalidade desejada, se a clínica atende presencial e online;
• preferência de dia ou período;
• motivo resumido do pedido;
• data em que entrou na lista;
• observação importante para a equipe.

Sem esses campos, a recepção relê conversas antigas toda vez que abre um horário. Isso consome tempo e aumenta o erro. No portal da Avie, a equipe também pode pôr um paciente na lista de espera à mão.

Como oferecer a lista de espera no WhatsApp

A Avie põe o paciente na lista de espera quando ele pede um horário antes, um encaixe ou um aviso de desistência. A Avie não promete que a vaga vai abrir. Quando não houver horário que sirva, a mensagem pode ser simples:

No horário que você prefere eu ainda não tenho vaga, mas posso te colocar na lista de espera.

Se abrir um encaixe em [período], aviso por aqui. Pode ser?

Se o paciente aceitar, confirme:

Perfeito. Te coloquei na lista de espera para [período/modalidade].

Se abrir um horário compatível, eu te chamo por aqui.

Esse cuidado evita expectativa errada. A lista de espera dá prioridade no aviso e não garante o encaixe.

Como a Avie avisa quando abre um horário

A Avie conduz o aviso da vaga em etapas, do cancelamento até alguém marcar.

1. Casamento. Quando um paciente cancela, a Avie procura na lista de espera quem combina com o horário, pelo dia da semana, pelo período e pela modalidade.
2. Primeiro aviso. Você aprova o primeiro aviso antes de ele sair.
3. Reforço. Cerca de 30 minutos depois, quem não respondeu recebe um reforço, uma vez só, dizendo que o horário ainda está livre e que a vaga agora vai para outras pessoas da lista. A clínica ajusta esse intervalo.
4. Repasse. A Avie passa a vaga para o próximo da lista que combina com o horário.
5. Já preencheram. Quando alguém marca, a Avie avisa os outros que receberam a oferta da vaga e já manda horários novos. Para quem já tem consulta marcada, os horários novos são anteriores à consulta dessa pessoa.
6. Volta para a lista. Quem não ficou com a vaga continua na lista para as próximas.

A Avie não segura a vaga para ninguém: quem responde primeiro marca. O ciclo com reforço e repasse é uma opção da lista de espera, e a clínica liga quando quiser. Os programas estão descritos em CRM de WhatsApp para clínicas.

Um aviso de vaga objetivo segue este formato:

Oi, [nome]. Abriu um horário para [dia] às [hora].

Você ainda tem interesse? Se sim, me responde por aqui, que eu te mando os horários livres.

Se a clínica trabalha com prioridade por ordem de resposta, diga isso com educação:

Como é um encaixe, preciso confirmar com quem responder primeiro.

Quem mais avisar quando abre uma vaga

Na sua agenda, a Avie ainda sugere quem mais avisar: quem conversou e não marcou e quem tem consulta mais distante. A partir de um horário livre, a Avie sugere as pessoas nesta ordem:

1. quem está na lista de espera e combina com o horário;
2. quem recebeu oferta ou explicação e parou de responder;
3. quem tem consulta online mais à frente, porque adiantar não depende de deslocamento;
4. as 5 pessoas com a consulta mais distante.

A Avie manda um aviso por clique, e nada sai em lote. Cada pessoa aparece só no grupo de maior prioridade. Quem diz que não quer ser avisado sai das próximas sugestões. Quando a vaga é preenchida, quem recebeu o aviso fica sabendo.

Como evitar bagunça na fila

A Avie tira a lista de espera da memória da recepção: cada pedido fica anotado com a preferência, e a vaga só vai para quem combina com ela. Mesmo assim, defina regras internas:

• por quanto tempo um paciente fica na lista;
• quantas tentativas de contato serão feitas;
• se a prioridade é por data de entrada, urgência operacional ou compatibilidade de horário;
• quem pode mexer na lista;
• quando remover alguém.

Sem regra, a equipe perde a conta de quem já foi chamado e faz promessas difíceis de cumprir.

Lista de espera e confirmação de consulta

A Avie liga a lista de espera à confirmação de consulta. A Avie avisa o seu paciente 7 e 4 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp 2 dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou. O último aviso diz o prazo para confirmar. Sem resposta no prazo, a clínica decide se libera o horário, e a vaga liberada pode ir para quem está na lista de espera.

Esse processo segue as regras da clínica e precisa ser comunicado com cuidado. A clínica protege uma agenda que tem outras pessoas esperando, e o paciente que não confirmou sabe o prazo antes de o horário abrir. Você liga os avisos que quiser.

Para mais ideias de mensagens, veja mensagens de WhatsApp para marcar consulta e mensagem de confirmação de consulta pelo WhatsApp.

O papel do CRM no controle da lista

A Avie guarda a lista de espera no CRM da clínica, junto das conversas. O aplicativo do WhatsApp mostra conversas, mas não mostra quem está aguardando horário, quem já foi chamado, quem recusou e quem precisa de retorno.

Um CRM transforma a lista de espera em processo:

• cada paciente fica numa etapa clara;
• a equipe vê as preferências sem reler tudo;
• os retornos aparecem como tarefa;
• a conversa continua no mesmo histórico;
• o risco de esquecer alguém diminui.

Veja também CRM WhatsApp para clínica: como organizar pacientes e conversas.

O que a Avie faz com a lista de espera

A Avie cuida da lista de espera do pedido até a vaga preenchida. Quando um paciente cancela, a Avie procura na lista de espera quem combina com o horário. Você aprova o primeiro aviso, e a Avie reforça, passa a vaga para o próximo da lista e avisa os outros quando alguém marcou. Na sua agenda, a Avie ainda sugere quem mais avisar: quem conversou e não marcou e quem tem consulta mais distante.

O encaixe que pede critério continua com a equipe. Se um rascunho foge do combinado, ele não sai: espera a equipe, com o motivo escrito. A equipe assume a conversa quando quiser.

Quanto custa a Avie

O Avie Atende custa R$ 1.350 por mês, para até 1.000 pacientes por mês e sem cobrança por mensagem, mais R$ 2.700 de implantação, paga uma vez, com a configuração feita pela equipe da Avie. O Avie Cuida e o Avie Cresce têm valor na proposta, pelo WhatsApp. A mensalidade do Avie Atende inclui a secretária IA no WhatsApp da clínica, 13 programas de mensagem, a gestão da agenda no Google Agenda ou no Feegow (o sistema de gestão da Doctoralia), o portal com as conversas e as pendências, o site da clínica em domínio próprio e o relatório mensal. O plano é sem fidelidade. Veja planos e preços.

Para saber se a Avie compensa, compare o custo total dela, implantação incluída, com o que sobra de cada consulta a mais depois de impostos e taxas.

Perguntas frequentes

A Avie avisa a lista de espera quando abre uma vaga?

Quando um paciente cancela, a Avie procura na lista de espera quem combina com o horário. Você aprova o primeiro aviso, e a Avie reforça, passa a vaga para o próximo da lista e avisa os outros quando alguém marcou.

A vaga fica reservada para quem recebeu o aviso?

A Avie não segura a vaga para ninguém. Quem responde primeiro marca, e quem recebeu o aviso e não ficou com a vaga recebe horários novos e continua na lista.

Quem a Avie sugere avisar além da lista de espera?

Na agenda da clínica, a Avie sugere quem conversou e não marcou, quem tem consulta online mais à frente e as 5 pessoas com a consulta mais distante. A equipe manda um aviso por clique.

Quanto custa a Avie?

O Avie Atende custa R$ 1.350 por mês, para até 1.000 pacientes por mês e sem cobrança por mensagem, mais R$ 2.700 de implantação, paga uma vez, com a configuração feita pela equipe da Avie. O Avie Cuida e o Avie Cresce têm valor na proposta, pelo WhatsApp.