Nesta página: 9 seções
Quando esses pontos ficam separados, a recepção passa o dia copiando informação entre WhatsApp, agenda e planilhas. É assim que aparecem os erros: horário duplicado, paciente sem retorno e vaga aberta que ninguém aproveitou.
Para conferir o caminho entre os canais, veja como evitar conflitos entre agendamentos pelo site e pelo WhatsApp.
O problema da agenda solta
A Avie guarda na conversa o que a agenda solta obriga a equipe a lembrar. Na maioria das clínicas, o atendimento começa no WhatsApp. O paciente pergunta valor, pede horário, manda documentos, some, volta, remarca e confirma.
Se a agenda está em outro lugar e não conversa com esse histórico, a equipe precisa lembrar:
- quais horários foram oferecidos;
- qual modalidade o paciente prefere;
- se a consulta é presencial ou online;
- se a pessoa aceitou lista de espera;
- se a presença foi confirmada;
- se alguém precisa de retomada.
O Google Agenda ajuda a visualizar a agenda, e o WhatsApp continua sendo o lugar onde o paciente decide.
O fluxo ideal
A Avie segue estas etapas em cada marcação, e o mesmo fluxo serve para a recepção humana:
- Entender a demanda.
- Confirmar a modalidade.
- Consultar os horários livres da sua agenda.
- Oferecer opções que caibam no pedido.
- Aguardar a escolha explícita.
- Confirmar ou reservar conforme a regra da clínica.
- Registrar o próximo passo.
- Pedir a confirmação antes da consulta.
Isso evita que a equipe prometa encaixes incertos ou perca a conversa depois do preço.
Leia também: agendamento por WhatsApp para reduzir faltas.
Quantos horários oferecer
A Avie oferece pelo menos 5 horários e pergunta a preferência do paciente quando nenhum serve. Com 5 opções, o paciente tem escolha e consegue ler a lista inteira.
Uma mensagem simples:
Encontrei estas opções para atendimento presencial:
- terça, [data], às [hora]
- terça, [data], às [hora]
- quarta, [data], às [hora]
- quinta, [data], às [hora]
- sexta, [data], às [hora]
Alguma delas funciona para você?
Se nenhuma servir:
Sem problema. Você prefere manhã, tarde ou fim do dia? Assim registro sua preferência e procuro uma opção mais compatível.
A resposta do paciente vira uma preferência registrada para a próxima busca.
Google Agenda como fonte operacional
A Avie usa o Google Agenda que a clínica já tem como fonte de horários: lê o que está ocupado e cria as consultas nele. O Google Agenda funciona como fonte de horários quando a clínica já usa essa agenda no dia a dia.
A integração precisa de cuidado:
- não oferecer horário ocupado;
- respeitar a duração da consulta;
- separar presencial e online quando necessário;
- valer na próxima busca quando alguém muda a agenda;
- não confirmar sem escolha clara do paciente.
Uma IA de atendimento só oferece o horário que a agenda mostra como livre. O detalhe de como a Avie faz isso está em IA que agenda direto na agenda da clínica.
O site e o WhatsApp usam a mesma agenda
O paciente marca pelo site da sua clínica e a consulta cai na sua agenda, a mesma que a Avie usa no WhatsApp. Confirmar e cancelar também funcionam pelo link. O site em domínio próprio está incluso no Avie Atende.
O horário marcado no site some da oferta do WhatsApp ao mesmo tempo, e ninguém redigita o cadastro. Os detalhes estão na página do site para clínicas.
Lista de espera ligada à agenda
A Avie registra quem quer um horário mais cedo e casa essa pessoa com a vaga que abrir. Quando o paciente quer um horário que não existe, a equipe não deveria guardar isso de cabeça.
Registre:
- a preferência de dia ou período;
- a modalidade;
- a data em que entrou na lista;
- a observação do caso;
- se aceita ser avisado por WhatsApp.
Quando um paciente cancela, a Avie procura na lista de espera quem combina com o horário. Você aprova o primeiro aviso, e a Avie reforça, passa a vaga para o próximo da lista e avisa os outros quando alguém marcou. Na sua agenda, a Avie ainda sugere quem mais avisar: quem conversou e não marcou e quem tem consulta mais distante. Os detalhes estão nos programas de CRM da Avie.
Para montar a lista do consultório, veja lista de espera no consultório pelo WhatsApp.
Confirmação antes da consulta
A Avie avisa o seu paciente 7 e 4 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp 2 dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou. Você liga os avisos que quiser. A clínica passa a saber quem confirmou, quem pediu remarcação e quem ficou sem resposta.
Use mensagens curtas e objetivas:
Olá, [nome]. Passando para confirmar sua consulta de [dia] às [hora].
Está tudo certo para você?
Os programas de lembrete estão em CRM de WhatsApp para clínicas. Veja modelos em mensagem de confirmação de consulta pelo WhatsApp.
Onde a IA ajuda
A Avie reduz o trabalho repetitivo da recepção sem tomar decisões sensíveis.
Ela pode:
- entender que o paciente quer agendar;
- usar a modalidade e a preferência já citadas;
- consultar horários;
- responder com as opções livres da sua agenda;
- registrar a lista de espera;
- retomar quem recebeu horários e não marcou;
- chamar a equipe quando houver exceção.
O ponto central é o controle: a IA não deve inventar agenda nem confirmar quando falta dado. Se um rascunho foge do combinado, ele não sai: espera a equipe, com o motivo escrito. A equipe assume a conversa quando quiser.
Como a Avie organiza esse fluxo
A Avie liga conversa, contexto e agenda para que o WhatsApp não vire uma fila solta de mensagens. A equipe enxerga o que a IA respondeu e qual próximo passo ficou registrado.
Isso ajuda a clínica a responder mais rápido sem perder o cuidado: menos improviso, menos horário esquecido e mais clareza para quem está tentando marcar uma consulta.
O Avie Atende custa R$ 1.350 por mês, para até 1.000 pacientes por mês e sem cobrança por mensagem, mais R$ 2.700 de implantação, paga uma vez, com a configuração feita pela equipe da Avie. A mensalidade do Avie Atende inclui a secretária IA no WhatsApp da clínica, 13 programas de mensagem, a gestão da agenda no Google Agenda ou no Feegow (o sistema de gestão da Doctoralia), o portal com as conversas e as pendências, o site da clínica em domínio próprio e o relatório mensal. Os detalhes estão em planos e preços.
Para ver onde a consulta é marcada e como a Avie entra em cada tipo de agenda, leia IA que agenda direto na agenda da clínica e a página de integrações da Avie.
Quer ver isso funcionando no WhatsApp da sua clínica?