A rotina também precisa distinguir uma opção apresentada, uma reserva temporária e uma consulta marcada. Quando tudo recebe o nome de “agendado”, a equipe pode interpretar uma conversa em andamento como uma consulta concluída.
Defina qual agenda organiza os horários
O primeiro passo é identificar onde as consultas ficam registradas. Anote quais canais consultam essa agenda e quais exigem alguma ação da recepção.
Na Avie, as integrações de agenda incluem o Google Agenda e o Feegow, o sistema de gestão da Doctoralia. A forma como uma marcação chega de outro serviço depende da integração usada pela clínica. Confira o caminho completo com o fornecedor, sem presumir que duas telas com horários parecidos estejam sincronizadas.
| Canal | Pergunta que a equipe precisa responder |
|---|---|
| Site da clínica | A consulta entra diretamente na agenda ou chega como pedido? |
| O horário é consultado na agenda antes de a resposta sair? | |
| Recepção | Uma consulta registrada pela equipe deixa de ser oferecida nos outros canais? |
| Serviço externo | A reserva chega pela integração ou depende de um procedimento da recepção? |
A página de integrações da Avie explica os caminhos disponíveis. Defina a rotina que corresponde ao sistema que seu consultório usa.
Separe oferta, reserva e marcação
Uma oferta apresenta horários que estavam livres quando a busca foi feita. O paciente pode demorar a responder ou mudar de ideia. A equipe precisa conseguir identificar o que já foi concluído.
| Etapa | O que significa | O que conferir |
|---|---|---|
| Horário oferecido | Uma opção foi apresentada ao paciente | A conversa ainda aguarda escolha? |
| Reserva temporária | O horário ficou separado por um período enquanto o atendimento continua | Até quando a reserva vale e o que falta para concluir? |
| Consulta marcada | O registro foi concluído na agenda | Dia, hora, paciente e modalidade correspondem ao combinado? |
| Presença confirmada | O paciente confirmou que pretende comparecer | A confirmação pertence à consulta certa? |
Na Avie, o horário escolhido pode ficar reservado enquanto o paciente envia o cadastro necessário. A confirmação de presença, quando usada pela clínica, acontece depois e tem outra finalidade. Veja os programas de mensagem da Avie.
Confira o que acontece quando duas pessoas escolhem a mesma opção
Peça ao fornecedor uma demonstração com duas conversas fictícias. Apresente o mesmo horário nas duas e conclua a marcação em uma delas. Depois, tente finalizar a outra.
O resultado a observar é concreto: o horário ocupado precisa deixar de estar disponível para a segunda marcação, e a conversa deve receber uma orientação coerente. Anote o que apareceu na tela e o que ficou na agenda.
Faça essa verificação também entre o site e o WhatsApp. Um teste somente dentro do mesmo canal não mostra como os dois trabalham juntos.
Esse procedimento ajuda a encontrar problemas antes de usar a rotina com pacientes. Ele não permite prometer ausência de conflitos em qualquer configuração ou situação futura.
Teste remarcação e cancelamento nos dois canais
Depois de marcar uma consulta fictícia pelo site, peça a remarcação pelo WhatsApp. Confira se a consulta foi alterada e qual foi o destino do horário anterior.
Repita o caminho inverso, se a solução oferecer essa possibilidade. Em seguida, teste o cancelamento de uma consulta de demonstração e confira se a vaga voltou a ficar disponível conforme a rotina combinada.
Na Avie, o paciente pode confirmar ou cancelar pelo link, e a secretária de IA também trata pedidos de marcação, remarcação e cancelamento no WhatsApp. O site da clínica usa a mesma agenda da secretária.
Confira modalidade e duração
Um horário pode estar livre para um tipo de atendimento e indisponível para outro. Antes de concluir os testes, confira como a agenda trata consulta presencial, online, primeira consulta e retorno, conforme os serviços da clínica.
Use somente as modalidades e durações que foram configuradas. Se uma combinação não estiver prevista, esclareça a regra com o fornecedor antes de oferecê-la ao paciente.
Quando a equipe bloquear um período ou mudar o expediente, verifique o efeito nos canais de agendamento. Inclua esse passo na rotina de manutenção da agenda.
Deixe um procedimento para divergências
Se uma confirmação não corresponder à agenda, registre qual canal concluiu a marcação, o horário combinado e o que a equipe encontrou. Preserve o contexto na ferramenta da clínica e evite espalhar dados do paciente em planilhas, capturas públicas ou grupos desnecessários.
Peça ao fornecedor que explique a causa e como a consulta será corrigida. Depois da correção, repita o mesmo caminho com dados fictícios. A equipe precisa saber como reconhecer e resolver a situação se ela voltar a acontecer.
Acompanhe o resultado por canal
Ao avaliar o atendimento do mês, separe quem chegou pelo WhatsApp de quem marcou pelo site. Uma conversa iniciada, uma consulta marcada e um comparecimento medem etapas diferentes.
O relatório mensal da Avie apresenta consultas, faltas, cancelamentos e quem marcou cada consulta: IA, site ou equipe. Use o registro para conferir a operação, mantendo o mesmo recorte ao comparar períodos.
Para conhecer o funcionamento, veja os exemplos de atendimento da Avie. Para avaliar uma solução antes da contratação, use o roteiro para testar uma secretária de IA no WhatsApp e os critérios para escolher uma secretária de IA.
Perguntas frequentes
O site da Avie usa uma agenda separada da secretária de IA?
O site da clínica feito pela Avie e a secretária de IA trabalham na mesma agenda. A integração e os tipos de atendimento precisam corresponder à configuração daquela clínica.
Receber opções de horário significa que a consulta já está marcada?
Na Avie, oferecer horários e concluir uma consulta são etapas diferentes. A avaliação deve conferir a escolha, as informações necessárias e o registro final na agenda.
Confirmar presença é o mesmo que agendar?
Na rotina descrita pela Avie, a consulta já está marcada quando chega o pedido de confirmação de presença. A resposta do paciente informa que ele pretende comparecer àquela consulta.
Uma integração garante que nunca haverá conflito?
O teste proposto pela Avie verifica situações concretas da configuração usada pela clínica. Alterações de expediente, serviços e canais também precisam ser conferidas durante a operação.
Quer ver isso funcionando no WhatsApp da sua clínica?