IA que agenda direto na agenda da clínica: como a Avie marca a consulta

A Avie é uma secretária de IA que consulta a agenda da clínica antes de oferecer horário, em vez de mandar um link de agendamento. Quando o paciente escolhe, a Avie cria a consulta na agenda da clínica e confere o horário de novo no momento de confirmar.

Este guia mostra onde a consulta fica marcada, como a disponibilidade é conferida e o que a Avie faz em cada tipo de agenda.

Onde a consulta é marcada

A Avie marca a consulta no Google Agenda da clínica, que é a agenda de referência para a secretária de IA, para o portal da Avie e para o site de agendamento.

Os horários de atendimento ficam configurados no portal: dias, turnos, duração de cada serviço e quais horários valem para presencial ou online. A disponibilidade é essa grade menos o que já está ocupado no Google Agenda. Quando a IA confirma uma consulta, o evento aparece no Google Agenda da clínica e na agenda do portal.

O site de agendamento que a Avie faz para a clínica usa a mesma fonte de horários. Uma consulta marcada pelo site ocupa o horário para a IA, e uma consulta marcada pela IA deixa de aparecer como livre no site.

Na clínica que usa o Feegow como sistema de gestão, a agenda de referência é a do Feegow: a Avie lê a grade de horários de lá e marca a consulta direto no Feegow. A lista de agendas suportadas está na página de integrações da Avie.

A disponibilidade é conferida antes de oferecer horário

A Avie consulta a disponibilidade da agenda da clínica antes de oferecer qualquer horário ao paciente, por isso não oferece horário já ocupado.

Na prática:

• a busca usa as preferências que a pessoa deu na mensagem, como mês, dias da semana, período do dia ou “o mais cedo possível”;
• compromissos criados direto no Google Agenda contam como ocupados, e a clínica escolhe quais calendários também bloqueiam horário;
• a Avie só oferece horário em que a consulta inteira cabe no turno, com a duração do serviço pedido;
• a clínica define uma antecedência mínima, e a IA não oferece horário dentro dela;
• quando a pessoa escolhe, o horário fica reservado por alguns minutos enquanto o cadastro é concluído;
• no momento de confirmar, a Avie confere a agenda de novo. Se o horário foi ocupado nesse intervalo, a consulta não é criada e a conversa vai para a equipe com o motivo escrito.

Para o passo a passo da busca de horários, veja como a Avie sabe quais horários estão livres.

O que a Avie faz na agenda

A Avie cria, remarca e cancela consultas na agenda da clínica pela própria conversa do WhatsApp.

• Tipo de serviço e duração: cada serviço da clínica tem duração própria, e a consulta ocupa o tempo do serviço escolhido.
• Presencial ou online: quando a clínica atende nos dois formatos, a IA pergunta a modalidade antes e oferece só horários que aceitam aquele formato.
• Remarcação: o horário novo é criado antes de o antigo ser cancelado. Se algo falhar no meio, a consulta antiga continua marcada e a equipe recebe o aviso.
• Cancelamento: a IA cancela na agenda quando a família pede e a consulta futura está identificada.
• Confirmação: o lembrete sai antes da consulta. Com a rotina de confirmação ligada, a família confirma respondendo no próprio chat e a presença fica registrada.
• Lista de espera: a IA registra quem quer um horário mais cedo. Quando uma vaga abre, a equipe é avisada, e a clínica pode ligar o aviso direto para o paciente.

Casos complexos vão para a recepção com o histórico

A Avie passa a conversa para a equipe da clínica quando o caso sai do que a IA deve resolver sozinha, e a recepção recebe a conversa inteira com o motivo escrito.

Quais situações param e quais seguem sozinhas é a clínica que define: urgência, dúvida clínica, reclamação ou exceção de preço, por exemplo. A equipe da clínica pode revisar e editar uma resposta antes do envio, e pode assumir a conversa a qualquer momento. Quando alguém da equipe responde, a IA recua naquela conversa.

Sua agenda hoje e como a Avie entra

A Avie se encaixa na agenda que a clínica já tem, conforme a tabela abaixo.

Perguntas frequentes

A IA da Avie marca a consulta ou só anota o pedido?

A Avie marca a consulta. Quando o paciente escolhe um horário livre e o cadastro mínimo está completo, a consulta é criada na agenda da clínica. Se a clínica revisa as respostas antes do envio, a consulta é criada quando a resposta aprovada sai.

A Avie pode oferecer um horário que já está ocupado?

Não. A Avie consulta a agenda da clínica antes de oferecer horário e confere de novo antes de confirmar. Se o horário foi ocupado nesse meio tempo, a consulta não é criada e a conversa vai para a equipe.

O que acontece se a recepção marcar alguém direto no Google Agenda?

O horário passa a contar como ocupado para a Avie na próxima busca, porque a IA consulta a agenda no momento de oferecer horário.

A equipe perde o controle da agenda?

Não. A equipe da clínica pode revisar e editar uma resposta antes do envio, e pode assumir a conversa a qualquer momento. A agenda continua aberta para a equipe marcar, remarcar e cancelar.

Plano

O plano da Avie depende do tamanho e do fluxo da clínica — ver /precos.