Mensagem de confirmação de consulta pelo WhatsApp: modelos e cuidados

Abaixo estão os momentos de envio, os modelos de texto e o que evitar.

Quando enviar a confirmação

Na Avie, a clínica escolhe os dias dos avisos entre 7, 4, 2 e 1 dia antes. Com os dias padrão, a sequência fica assim:

• 7 dias antes: um aviso com o dia, o horário e a modalidade da consulta;
• 4 dias antes: um segundo aviso, se a clínica mantiver esse dia ligado;
• 2 dias antes: o pedido de confirmação, com o link para confirmar;
• na véspera: o pedido de novo para quem não confirmou, e só o lembrete para quem já confirmou;
• último aviso, por padrão ao meio-dia da véspera: para quem ainda não confirmou, com o prazo para confirmar.

O princípio vale para qualquer agenda: confirme com tempo suficiente para agir se o paciente não puder ir. Uma revisão da Cochrane com 7 estudos e 5.841 pacientes mediu o efeito do lembrete por mensagem de texto no celular: o comparecimento foi de 67,8% sem lembrete e de 78,6% com a mensagem, perto dos 80,3% do lembrete por ligação. A revisão é de 2013 e trata de SMS, mas mostra que avisar por mensagem traz o paciente. Você liga os avisos que quiser. Cada programa está descrito em CRM de WhatsApp para clínicas.

Veja também: como diminuir faltas de pacientes no consultório.

Modelo simples de confirmação

O pedido de confirmação da Avie leva o dia, o horário, a modalidade e o link para confirmar, e os modelos abaixo seguem esse formato.

Olá, [nome]. Passando para lembrar da sua consulta de [dia] às [hora], na modalidade [presencial ou online].

Você pode confirmar a presença por aqui: [link]

Sem link, a pergunta direta também funciona:

Olá, [nome]. Passando para confirmar sua consulta de [dia] às [hora].

Está tudo certo para você?

Esses modelos funcionam porque são curtos e pedem uma resposta simples.

Se a consulta for de uma criança:

Olá, [responsável]. Passando para confirmar a consulta de [paciente] no dia [dia] às [hora].

Está tudo certo para vocês?

Quando incluir endereço ou modalidade

O pedido de confirmação da Avie traz a modalidade da consulta, e o texto de cada aviso é o da clínica. Se a clínica atende presencialmente e online, a modalidade evita erro:

Olá, [nome]. Sua consulta presencial está marcada para [dia] às [hora], no endereço [endereço resumido].

Pode confirmar se está tudo certo?

Para consulta online:

Olá, [nome]. Sua consulta online está marcada para [dia] às [hora].

Está tudo certo para você? O link da videochamada chega por aqui antes da consulta.

Na Avie, o link da sala chega 1 hora antes da consulta online, quando a clínica liga o programa do link da videochamada. Evite misturar muitas instruções na mesma mensagem. A confirmação precisa ser objetiva.

Quando o paciente responde “sim”

A Avie registra a confirmação e para de pedir confirmação a esse paciente. A resposta da clínica deve ser breve:

Perfeito, presença confirmada. Até lá!

Esse não é o momento de reabrir cadastro, vender outro serviço ou mandar um texto longo. O paciente já fez o que a clínica precisava.

Quando o paciente quer remarcar

A Avie oferece horários livres da sua agenda e remarca a consulta na mesma conversa quando o paciente avisa que não pode ir. A mensagem organiza o próximo passo:

Sem problema. Vou verificar novas opções para remarcação.

Você prefere manhã, tarde ou fim do dia?

Se a equipe precisa avaliar a remarcação:

Tudo bem. Vou deixar a equipe avisada para verificar a melhor opção de remarcação e te retornar por aqui.

Nem toda remarcação pode ser resolvida sem a equipe. Na Avie, a remarcação que pede decisão vai para a equipe com o motivo escrito.

Quando não há resposta

A Avie manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou, com o prazo para confirmar e o link. O modelo abaixo parte do texto padrão da Avie:

Olá! Ainda não recebi a confirmação da consulta de [paciente], [dia] às [hora].

Para manter o horário, confirme por aqui: [link]

Sem retorno em 1 hora, o horário será aberto para outras pessoas que estão aguardando uma vaga. Se precisar remarcar, é só me avisar por aqui.

O prazo padrão é de 1 hora, e a clínica ajusta. Sem resposta no prazo, a clínica decide se libera o horário. Limite as tentativas. Na Avie, nenhum pedido de confirmação sai depois do último aviso.

Para usar as vagas que abrem, veja lista de espera no consultório pelo WhatsApp.

O que não escrever

A Avie escreve o prazo do último aviso como informação, com o tempo exato e o link para confirmar. Evite frases como:

• “Se não responder, vamos cancelar automaticamente”, sem prazo e sem link para confirmar;
• “Última chance para confirmar”;
• “Você ainda vai vir?”;
• textos longos com várias instruções misturadas.

Liberar o horário de quem não confirmou só funciona quando a regra é da clínica e a mensagem diz o prazo com clareza. Em saúde, uma mensagem agressiva prejudica a relação com o paciente.

Como a Avie automatiza a confirmação

A Avie automatiza a confirmação para a clínica que tem volume de agenda e perde tempo cobrando presença à mão. Na confirmação, a Avie:

• identifica na conversa que o paciente confirmou;
• confere a consulta certa antes de registrar a confirmação;
• responde de forma breve;
• oferece horários livres da sua agenda quando o paciente precisa remarcar;
• passa para a equipe, com o motivo escrito, a exceção que pede decisão.

O paciente marca pelo site da sua clínica e a consulta cai na sua agenda, a mesma que a Avie usa no WhatsApp. Confirmar e cancelar também funcionam pelo link. O site em domínio próprio está incluso no Avie Atende. Veja o site para clínicas.

No Avie Cuida, a clínica pode ligar a opção “pagou, confirmou”: o pedido de confirmação leva o link de pagamento na conta da clínica, e a consulta fica confirmada quando o pagamento cai. Os detalhes estão em pagamentos para clínicas.

O que a Avie faz na confirmação de consulta

A Avie cuida do aviso, da confirmação e da vaga que abre, no WhatsApp da clínica. A Avie avisa o seu paciente 7 e 4 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp 2 dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou. Você liga os avisos que quiser.

Quando um paciente cancela, a Avie procura na lista de espera quem combina com o horário. Você aprova o primeiro aviso, e a Avie reforça, passa a vaga para o próximo da lista e avisa os outros quando alguém marcou. Se um rascunho foge do combinado, ele não sai: espera a equipe, com o motivo escrito. A equipe assume a conversa quando quiser. Os programas estão em CRM de WhatsApp para clínicas.

Quanto custa a Avie

O Avie Atende custa R$ 1.350 por mês, para até 1.000 pacientes por mês e sem cobrança por mensagem, mais R$ 2.700 de implantação, paga uma vez, com a configuração feita pela equipe da Avie. O Avie Cuida e o Avie Cresce têm valor na proposta, pelo WhatsApp. A mensalidade do Avie Atende inclui a secretária IA no WhatsApp da clínica, 13 programas de mensagem, a gestão da agenda no Google Agenda ou no Feegow (o sistema de gestão da Doctoralia), o portal com as conversas e as pendências, o site da clínica em domínio próprio e o relatório mensal. O plano é sem fidelidade. Veja planos e preços.

Para saber se a Avie compensa, compare o custo total dela, implantação incluída, com o que sobra de cada consulta a mais depois de impostos e taxas.

Para um fluxo mais amplo de mensagens, veja mensagens de WhatsApp para marcar consulta.

Perguntas frequentes

Quantos dias antes mandar a confirmação de consulta?

A Avie avisa o seu paciente 7 e 4 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp 2 dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou. A clínica escolhe os dias dos avisos entre 7, 4, 2 e 1 dia antes.

O paciente pode confirmar a consulta pelo link?

Na Avie, o pedido de confirmação leva o link da página da consulta, e o paciente confirma por ele ou respondendo na conversa. Confirmar e cancelar também funcionam pelo link da consulta marcada pelo site da clínica.

O que acontece se o paciente não confirmar?

Com o último aviso ligado, a Avie manda na véspera uma mensagem com o prazo para confirmar e o link. Sem resposta no prazo, a clínica decide se libera o horário, e a vaga liberada pode ir para quem está na lista de espera.

Quanto custa a Avie?

O Avie Atende custa R$ 1.350 por mês, para até 1.000 pacientes por mês e sem cobrança por mensagem, mais R$ 2.700 de implantação, paga uma vez, com a configuração feita pela equipe da Avie. O Avie Cuida e o Avie Cresce têm valor na proposta, pelo WhatsApp.

Fontes

• Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments, Cochrane Database of Systematic Reviews, 2013

Conferidas em 25 de outubro de 2026.