Como diminuir faltas de pacientes no consultório: 7 táticas

As faltas têm três causas comuns: o paciente esquece, tem um imprevisto e não acha um jeito fácil de avisar, ou marcou sem entender bem a consulta. As 7 táticas abaixo tratam dessas três causas. Depois delas vem uma seção própria para clínica de estética e harmonização.

1. Confirme a consulta pelo WhatsApp

A Avie pede a confirmação pelo WhatsApp da clínica, o mesmo número em que o paciente conversou para marcar. Ligação muitas vezes cai na caixa postal, e e-mail de confirmação costuma ficar sem leitura. A mensagem de confirmação traz o dia, o horário e a modalidade, e pede uma resposta só.

Na Avie, o paciente confirma pelo link da mensagem ou respondendo na conversa. A Avie para de pedir confirmação a quem já confirmou. Se o paciente responde “posso mudar para sexta?”, a Avie oferece horários livres da sua agenda e remarca na mesma conversa. Os modelos de texto estão em mensagem de confirmação de consulta pelo WhatsApp.

2. Avise com antecedência e peça a confirmação perto da data

A Avie manda os avisos em dias fixos antes da consulta, e a clínica escolhe os dias entre 7, 4, 2 e 1 dia antes. A Avie avisa o seu paciente 7 e 4 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp 2 dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou.

O aviso de uma semana dá tempo de o paciente reorganizar a rotina ou remarcar. O pedido de confirmação 2 dias antes e na véspera pega o paciente perto da data. O último aviso sai por padrão ao meio-dia da véspera e diz o prazo para confirmar. Sem resposta no prazo, a clínica decide se libera o horário.

O texto de cada aviso é o da clínica, então ele pode levar o endereço e o que trazer para a consulta. Você liga os avisos que quiser. Os programas de mensagem estão descritos em CRM de WhatsApp para clínicas.

3. Facilite a remarcação

A Avie responde na hora, 24h, inclusive ao paciente que escreve à noite para dizer que não vai conseguir ir. Muitas faltas vêm de quem queria avisar e não conseguiu: ligou fora do horário, desistiu da espera ao telefone ou ficou sem jeito de cancelar em cima da hora. Quando remarcar cabe numa mensagem, o paciente avisa, e o horário volta para a sua agenda a tempo de outra pessoa usar.

O paciente marca pelo site da sua clínica e a consulta cai na sua agenda, a mesma que a Avie usa no WhatsApp. Confirmar e cancelar também funcionam pelo link. O site em domínio próprio está incluso no Avie Atende. Veja o site para clínicas e o guia sobre paciente que chama no WhatsApp fora do horário.

4. Ofereça a vaga de quem cancela para a lista de espera

A Avie liga o cancelamento à lista de espera. Quando um paciente cancela, a Avie procura na lista de espera quem combina com o horário. Você aprova o primeiro aviso, e a Avie reforça, passa a vaga para o próximo da lista e avisa os outros quando alguém marcou.

Na sua agenda, a Avie ainda sugere quem mais avisar: quem conversou e não marcou e quem tem consulta mais distante. O horário de quem não confirmou no prazo do último aviso, quando a clínica libera, segue o mesmo caminho. O passo a passo está em lista de espera no consultório pelo WhatsApp e em CRM de WhatsApp para clínicas.

5. Mantenha contato enquanto a consulta não chega

A Avie mantém o paciente em contato com a clínica no intervalo entre a marcação e a consulta. Quanto mais longe a consulta, mais tempo o paciente tem para esquecer ou mudar de plano. O aviso de 7 dias traz a consulta de volta para a semana do paciente.

Com o formulário de pré-consulta ligado, a Avie manda um formulário curto 2 dias antes, e as respostas vão para a ficha. Com o link da videochamada ligado, o link da sala chega 1 hora antes da consulta online. Os dois programas são opcionais.

6. Explique a consulta antes de marcar

A Avie manda a explicação completa da consulta quando o paciente pergunta o valor ou como funciona. O texto é escrito pelo consultório com a equipe da Avie e diz quem atende, como é a consulta e o que já vem incluído. O valor vem no fim dessa mesma resposta, uma vez só.

Quem marca sabendo como é a consulta chega com a expectativa certa. O cadastro só é pedido depois que o paciente conhece o valor e escolhe o horário, e o horário fica guardado enquanto ele termina. Em consultas mais longas, como uma avaliação de neuropediatria, explicar o formato logo no começo da conversa ajuda o paciente a decidir antes de marcar.

7. Meça as faltas todo mês

A Avie monta no portal da clínica um relatório mensal com consultas, faltas, cancelamentos, pacientes novos e quem marcou cada consulta. Com esses números, você vê se a falta vem de esquecimento, de dificuldade para avisar ou de horário que ninguém reocupou. Esquecimento pede aviso e confirmação. Dificuldade para avisar pede um canal que responde a qualquer hora. Horário vazio depois do cancelamento pede lista de espera. O relatório está em relatórios e insights.

Como reduzir faltas em clínica de estética e harmonização

A Avie usa os mesmos avisos na clínica de estética, e cinco pontos pesam mais nesse tipo de agenda.

• Avaliação marcada pelo Instagram. Muita gente marca a avaliação logo depois de ver um post ou um anúncio. A Avie avisa o seu paciente 7 e 4 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp 2 dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou. Assim, a pessoa volta para a conversa enquanto ainda dá tempo de remarcar.
• Explicação antes do valor. A Avie explica como é a avaliação, quanto tempo dura e o que está incluído, e diz o valor no fim da mesma resposta. A Avie não indica procedimento, não promete resultado e não avalia foto: essas perguntas vão para a equipe.
• Preparo do procedimento. O texto de cada aviso da Avie é o da clínica. O aviso pode levar o preparo que o profissional pede para aquele procedimento.
• Sessões e retornos. Em protocolos com várias sessões e em retornos de harmonização, cada horário marcado na sua agenda recebe os avisos que a clínica ligou. O lembrete de nova consulta manda horários da sua agenda 14 dias antes da data de retorno que o profissional sugeriu.
• Pagamento para confirmar. No Avie Cuida, a clínica pode ligar a opção “pagou, confirmou”: o pedido de confirmação leva o link de pagamento na conta da clínica, e a consulta fica confirmada quando o pagamento cai. Os detalhes estão em pagamentos para clínicas.

Quando alguém desmarca um procedimento longo, abre um horário grande na sua agenda. Quando um paciente cancela, a Avie procura na lista de espera quem combina com o horário. Você aprova o primeiro aviso, e a Avie reforça, passa a vaga para o próximo da lista e avisa os outros quando alguém marcou. O atendimento de estética como um todo está em secretária IA para clínica de estética.

O que a Avie faz para reduzir faltas

A Avie cuida do aviso, da confirmação, da remarcação e da vaga que abre, no WhatsApp da clínica.

• A Avie avisa o seu paciente 7 e 4 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp 2 dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou. Você liga os avisos que quiser.
• Quando um paciente cancela, a Avie procura na lista de espera quem combina com o horário. Você aprova o primeiro aviso, e a Avie reforça, passa a vaga para o próximo da lista e avisa os outros quando alguém marcou.
• O paciente marca pelo site da sua clínica e a consulta cai na sua agenda, a mesma que a Avie usa no WhatsApp. Confirmar e cancelar também funcionam pelo link. O site em domínio próprio está incluso no Avie Atende.
• Se um rascunho foge do combinado, ele não sai: espera a equipe, com o motivo escrito. A equipe assume a conversa quando quiser.

Cada programa de mensagem está descrito em CRM de WhatsApp para clínicas.

Quanto custa a Avie

O Avie Atende custa R$ 1.350 por mês, para até 1.000 pacientes por mês e sem cobrança por mensagem, mais R$ 2.700 de implantação, paga uma vez, com a configuração feita pela equipe da Avie. O Avie Cuida e o Avie Cresce têm valor na proposta, pelo WhatsApp. A mensalidade do Avie Atende inclui a secretária IA no WhatsApp da clínica, 13 programas de mensagem, a gestão da agenda no Google Agenda ou no Feegow (o sistema de gestão da Doctoralia), o portal com as conversas e as pendências, o site da clínica em domínio próprio e o relatório mensal. O plano é sem fidelidade. Veja planos e preços.

Para saber se a Avie compensa, compare o custo total dela, implantação incluída, com o que sobra de cada consulta a mais depois de impostos e taxas.

Pela estimativa de mercado do guia quanto custa uma secretária para consultório, uma secretária CLT custa de R$ 2.800 a R$ 3.800 por mês com encargos, 13º e férias, e atende em horário comercial, uma conversa por vez.

Para se aprofundar no fluxo de agendamento, leia agendamento por WhatsApp: como reduzir faltas e remarcações.

Perguntas frequentes

Como reduzir faltas em clínica de estética e harmonização?

Na clínica de estética, explique a avaliação antes de marcar, avise uma semana antes, peça a confirmação pelo WhatsApp perto da data e ofereça a vaga de quem cancela para a lista de espera. A Avie faz esses passos no WhatsApp da clínica, e a clínica liga os avisos que quiser.

Quantos dias antes confirmar a consulta?

A Avie avisa o seu paciente 7 e 4 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp 2 dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou. A clínica escolhe os dias dos avisos entre 7, 4, 2 e 1 dia antes.

O que fazer com o horário de quem não confirmou?

Com o último aviso ligado, a Avie diz ao paciente o prazo para confirmar. Sem resposta no prazo, a clínica decide se libera o horário. A vaga liberada pode ir para quem está na lista de espera.

Quanto custa a Avie?

O Avie Atende custa R$ 1.350 por mês, para até 1.000 pacientes por mês e sem cobrança por mensagem, mais R$ 2.700 de implantação, paga uma vez, com a configuração feita pela equipe da Avie. O Avie Cuida e o Avie Cresce têm valor na proposta, pelo WhatsApp.