Mensagens de WhatsApp para marcar consulta: modelos para clínicas

Novo paciente, paciente antigo, confirmação, remarcação e retorno parado pedem mensagens diferentes. Abaixo estão modelos que uma clínica pode adaptar ao próprio tom, e uma seção com as mensagens para chamar o paciente para a consulta.

O que toda mensagem de marcação precisa ter

A Avie escreve cada resposta a partir do que o paciente pediu, e toda mensagem de marcação responde a três perguntas:

• o que a clínica entendeu do pedido;
• qual é o próximo passo;
• o que o paciente precisa fazer agora.

Uma mensagem que só diz “tem horário” ou “qual seu nome?” pode funcionar, mas deixa a conversa fria. Uma mensagem longa demais o paciente não lê. O ponto certo é ser direto e cuidadoso ao mesmo tempo.

Para organizar o fluxo inteiro, veja também CRM WhatsApp para clínica: como organizar pacientes e conversas.

Modelo para primeiro contato de novo paciente

A Avie responde ao primeiro contato na hora, 24h, e pergunta o que falta para orientar. Use este modelo quando alguém chega perguntando se há consulta, valor ou agenda.

Olá, tudo bem? Posso te ajudar com as informações da consulta.

Para eu te orientar melhor, você busca atendimento para você ou para outra pessoa? E prefere consulta presencial ou online?

Esse modelo acolhe, deixa o preço para o momento certo e coleta o contexto mínimo.

Modelo quando o paciente pergunta preço direto

A Avie responde à pergunta do valor com a explicação completa da consulta, e o valor vem no fim dessa mesma resposta, uma vez só. Muitos pacientes começam por “qual o valor?”. A resposta informa o número depois de dizer o que a consulta inclui.

Claro. A consulta inclui avaliação, orientação inicial e definição dos próximos passos conforme o caso.

O valor é R$ [valor]. Se fizer sentido para você, posso verificar os próximos horários disponíveis.

Evite responder só com o número. Quando a clínica entrega apenas o preço, o paciente compara a consulta com outras opções sem saber o que ela inclui.

Leia também: Paciente chama no WhatsApp fora do horário: quanto custa não responder.

Modelo para oferecer horários

A Avie oferece horários livres da sua agenda, e o paciente que tem preferência de dia ou de período diz isso na conversa para a busca ser refeita. Quando a clínica já sabe a modalidade, ofereça algumas opções e abra espaço para a preferência.

Tenho estes horários disponíveis:

• terça, 20/10, às 14h
• quarta, 21/10, às 9h30
• sexta, 23/10, às 16h

Algum deles fica bom para você? Se preferir outro dia ou período, me diga que eu procuro.

A pergunta do fim evita que o paciente suma quando nenhum horário serve.

Modelo para confirmar agendamento

A Avie marca a consulta na sua agenda pela própria conversa e pede o cadastro só depois que o paciente conhece o valor e escolhe o horário. Depois da escolha, a confirmação deixa tudo explícito.

Perfeito, sua consulta ficou agendada para [dia] às [hora], na modalidade [presencial/online].

Para finalizar o cadastro, me envie por favor: nome completo, data de nascimento e CPF.

Se a clínica tem regras de pagamento, chegada ou tolerância, inclua só o essencial. O restante pode ir numa mensagem posterior ou no lembrete.

Modelo de lembrete antes da consulta

A Avie avisa o seu paciente 7 e 4 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp 2 dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou. O lembrete funciona melhor quando soa como serviço.

Uma semana antes:

Olá, [nome]. Sua consulta com [profissional] está marcada para [dia], [data], às [hora]. Se precisar mudar, me avise por aqui que eu vejo outro horário.

Na véspera:

Olá, [nome]. Passando para lembrar da sua consulta amanhã, [dia], às [hora].

Está tudo certo para você?

Se a resposta for “não”, a equipe consegue remarcar antes de perder o horário. Para se aprofundar, veja agendamento por WhatsApp: como reduzir faltas e remarcações.

Modelo para remarcar consulta

A Avie remarca na própria conversa e cria o horário novo antes de liberar o antigo. Remarcação boa evita atrito e protege a agenda.

Sem problema. Vou te ajudar a remarcar.

Você prefere manter o mesmo período do dia ou pode ser em outro horário?

Essa pergunta reduz o trabalho da recepção porque filtra a preferência antes de abrir a agenda inteira.

Modelo para paciente que não respondeu

A Avie retoma uma vez quem recebeu horários e parou de responder. Use com cuidado: a ideia é reabrir a conversa sem insistência.

Oi, [nome]. Passando só para saber se você ainda quer que eu procure um horário para a consulta.

Se preferir deixar para outro momento, tudo bem.

Essa mensagem dá uma saída elegante ao paciente e recupera quem apenas se esqueceu de responder.

Modelo para lista de espera

Quando um paciente cancela, a Avie procura na lista de espera quem combina com o horário. Quando não há o horário ideal, a lista de espera evita perder o contato.

No horário que você prefere eu ainda não tenho vaga, mas posso te colocar na lista de espera.

Se abrir um encaixe em [período], aviso por aqui. Pode ser?

Essa resposta mantém a conversa viva e cria uma próxima ação clara.

Mensagens para chamar o paciente para consulta

A Avie chama o paciente para a consulta com o texto da sua clínica, nos momentos que a sua agenda indica. Estas são as mensagens prontas para cada situação.

Para quem tem retorno sugerido pelo profissional:

Oi, [nome]! Está chegando a data da próxima consulta que a [doutora] sugeriu. Estes horários estão livres: [horários]. Algum serve?

Para quem tem consulta marcada mais longe e pode antecipar:

Oi, [nome]. Abriu um horário com a [doutora] em [dia] às [horário], antes da sua consulta de [data]. Quer antecipar?

Para quem conversou com a clínica e não marcou:

Oi, [nome]. Abriu um horário em [dia] às [horário], no período que você tinha comentado. Quer que eu reserve para você?

Para quem faltou:

Oi, [nome]. Sentimos sua falta na consulta de [dia]. Quer que eu veja um novo horário?

A Avie manda essas mensagens com o texto da clínica. A Avie avisa o seu paciente 7 e 4 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp 2 dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou. Você liga os avisos que quiser.

Quando um paciente cancela, a Avie procura na lista de espera quem combina com o horário. Você aprova o primeiro aviso, e a Avie reforça, passa a vaga para o próximo da lista e avisa os outros quando alguém marcou. Na sua agenda, a Avie ainda sugere quem mais avisar: quem conversou e não marcou e quem tem consulta mais distante. Os programas estão na página de CRM no WhatsApp, e mais modelos estão em modelos de mensagem de WhatsApp para clínicas.

Como padronizar sem robotizar

A Avie responde com o tom e as regras da clínica e ajusta cada resposta ao histórico do paciente. Os modelos ajudam quando a recepção ajusta:

• o nome do paciente;
• o motivo do contato;
• a modalidade desejada;
• a etapa da conversa;
• a regra da clínica.

Com a Avie, a recepção para de copiar e adaptar à mão. A Avie escreve a resposta com base no histórico e nas regras da clínica. Se um rascunho foge do combinado, ele não sai: espera a equipe, com o motivo escrito. A equipe assume a conversa quando quiser.

Para entender a diferença entre esse modelo e uma automação simples, leia chatbot ou secretária IA para clínica: qual a diferença?.

Checklist rápido antes de enviar

Para a recepção que escreve à mão, vale conferir cinco pontos antes de mandar a mensagem:

• a mensagem deixa claro o próximo passo?
• o paciente sabe o que precisa responder?
• o texto soa humano?
• a mensagem evita dado sensível numa conversa aberta?
• a recepção consegue acompanhar depois?

Com sim para todos os pontos, a conversa tende a avançar.

Como a Avie ajuda nesse fluxo

A Avie é uma secretária de IA para clínicas que atendem pelo WhatsApp. Ela entende a conversa, responde com o tom da clínica, consulta a sua agenda antes de oferecer horário e chama a equipe quando o caso exige uma pessoa.

O Avie Atende custa R$ 1.350 por mês, para até 1.000 pacientes por mês e sem cobrança por mensagem, mais R$ 2.700 de implantação, paga uma vez, com a configuração feita pela equipe da Avie. A mensalidade do Avie Atende inclui a secretária IA no WhatsApp da clínica, 13 programas de mensagem, a gestão da agenda no Google Agenda ou no Feegow (o sistema de gestão da Doctoralia), o portal com as conversas e as pendências, o site da clínica em domínio próprio e o relatório mensal. O plano é sem fidelidade. O Avie Cuida e o Avie Cresce têm valor na proposta, pelo WhatsApp. Veja os preços da Avie.

Perguntas frequentes

Que mensagem mandar para chamar o paciente para consulta?

Diga por que está escrevendo, ofereça um horário concreto e termine com uma pergunta simples, como “quer que eu reserve para você?”. A Avie manda essas mensagens com o texto da clínica: lembrete 7 dias antes, pedido de confirmação 2 dias antes, último aviso na véspera e aviso de vaga para a lista de espera.

Que mensagem usar para confirmar a consulta?

Uma mensagem com dia, horário e modalidade, seguida do pedido de cadastro quando ele ainda falta. A Avie pede o cadastro só depois que o paciente conhece o valor e escolhe o horário.

Como remarcar uma consulta pelo WhatsApp sem perder o paciente?

Pergunte se o paciente prefere manter o mesmo período do dia antes de oferecer horários novos. A Avie remarca na própria conversa e cria o horário novo antes de liberar o antigo.

A Avie manda o lembrete e a confirmação sozinha?

Sim, nos programas que a clínica liga. A Avie avisa o seu paciente 7 e 4 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp 2 dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou.