Uma demonstração pode mostrar uma conversa que termina bem. Na avaliação da sua clínica, vale observar também o que acontece quando um horário deixa de estar disponível, o paciente ainda não escolheu ou a pergunta depende de uma pessoa da equipe.
Prepare uma demonstração com dados fictícios
Peça ao fornecedor um ambiente de demonstração. Combine previamente a especialidade, as informações da consulta, os horários disponíveis e os assuntos que a equipe precisa assumir. Use nomes fictícios e evite enviar documentos ou informações de pacientes.
Se a demonstração estiver ligada a uma agenda, confirme com o fornecedor como as consultas de teste serão identificadas e retiradas. Os testes de cancelamento e remarcação devem usar somente essas consultas.
A Avie permite testar o atendimento com as informações do seu consultório. O roteiro abaixo descreve situações para avaliação; não representa uma auditoria já executada em todas as ferramentas.
Observe a conversa e o que ficou registrado
| Situação | Mensagem de teste | O que conferir |
|---|---|---|
| 1. Primeiro contato | “Boa noite! Como funciona a consulta?” | A resposta usa as informações combinadas para aquela clínica, inclusive fora do expediente? |
| 2. Pergunta sobre preço | “Qual é o valor?” | A explicação é coerente com a consulta e informa o valor sem inventar condições? |
| 3. Dúvida já respondida | Depois da explicação: “E como eu faço para marcar?” | A conversa avança ou recomeça repetindo a apresentação inteira? |
| 4. Preferência de horário | “Prefiro pela manhã, na próxima semana” | As opções respeitam a preferência e os horários livres da agenda? |
| 5. Dia sem atendimento | “Tem domingo?” | A IA informa o que a clínica oferece e apresenta alternativas possíveis? |
| 6. Escolha ainda indefinida | Depois de receber horários: “Vou conferir e te aviso” | A IA diferencia o interesse pela consulta de uma escolha de dia e hora? |
| 7. Escolha de um horário | “Quero a terça às 9h” | O sistema identifica a opção certa e informa o que ainda falta para concluir a marcação? |
| 8. Informação já enviada | “Meu nome e minha data de nascimento estão acima” | A IA aproveita os dados disponíveis e pede apenas o que ainda é necessário? |
| 9. Troca de horário | “Na verdade, preciso de outro dia” | A consulta de teste muda na agenda e o horário anterior fica com o estado correto? |
| 10. Cancelamento | “Preciso cancelar a consulta de teste” | A consulta certa é cancelada, sem atingir outra pessoa ou outro agendamento? |
| 11. Informação ausente | “Vocês têm uma condição de pagamento que ainda não foi combinada?” | A resposta reconhece o limite das informações e encaminha a dúvida quando necessário? |
| 12. Pedido para a equipe | “Preciso que o profissional avalie um pedido de relatório” | O pedido chega à pessoa responsável, com contexto e motivo, sem promessa de emissão? |
As mensagens são exemplos fictícios. Adapte as palavras ao seu consultório sem introduzir informações de saúde identificáveis.
Antes das situações de remarcação e cancelamento, conclua uma consulta fictícia e confira seu registro na agenda. Pedir dados para completar o cadastro ainda não comprova que a consulta foi marcada.
Faça um teste específico de conflito de agenda
Com o fornecedor acompanhando, escolha um horário de demonstração e ocupe esse horário por outro canal antes de concluir a conversa. Observe se a IA verifica novamente a disponibilidade antes de confirmar.
Na Avie, o site de agendamento e a secretária de IA trabalham na mesma agenda da clínica. Ainda assim, a avaliação deve conferir o registro final: a mensagem de confirmação precisa corresponder ao que foi efetivamente marcado. Veja como funcionam as integrações de agenda.
Uma captura da resposta pode mostrar uma promessa de marcação. A conferência da agenda mostra se a consulta existe, para a pessoa e no horário esperados.
Registre o resultado sem inventar uma nota universal
Para cada situação, anote a mensagem enviada, a resposta recebida, o resultado esperado e o que ficou na agenda ou na conversa. Classifique o resultado como atendido, ajuste necessário ou não demonstrado.
Não transforme a soma das situações em um selo de segurança. Um erro de cancelamento pode exigir mais atenção do que várias respostas repetitivas. Corrija o problema e repita o mesmo teste antes de ampliar o uso.
| Registro | Exemplo fictício |
|---|---|
| Situação | Pedido de remarcação |
| Resultado esperado | Mudar a consulta de teste e liberar o horário anterior |
| Resultado observado | Nova consulta registrada; horário anterior ainda ocupado |
| Próximo passo | Conferir a integração com o fornecedor e repetir o caso |
Pergunte como a equipe assume a conversa
Durante a demonstração, peça que uma pessoa assuma um atendimento. Confira se ela encontra o histórico, entende o pedido e consegue continuar do ponto em que o paciente parou.
Se um rascunho foge do combinado, ele não sai: espera a equipe, com o motivo escrito. A equipe assume a conversa quando quiser. O comportamento precisa ficar claro para quem vai operar o atendimento todos os dias.
O guia como escolher uma secretária de IA para médicos reúne os critérios para essa decisão. Este roteiro ajuda a transformá-los em situações observáveis.
Avalie o uso depois da implantação
Uma demonstração ajuda a decidir o que vale experimentar. Depois da implantação, acompanhe o tempo de primeira resposta, as conversas sem resposta e quantos contatos chegaram ao agendamento. Compare períodos completos, com as mesmas definições.
A metodologia do Índice Avie informa amostras e períodos das medições próprias. Esses dados descrevem as operações observadas e não prometem o mesmo resultado para outra clínica.
Para testar a Avie, comece pelo ambiente de demonstração ou conheça o atendimento no WhatsApp.
Perguntas frequentes
Preciso usar dados de pacientes para testar uma secretária de IA?
O roteiro da Avie pode ser feito com informações fictícias. Combine o ambiente e a agenda de demonstração com o fornecedor antes de testar marcação, remarcação ou cancelamento.
Uma resposta correta comprova que a consulta foi marcada?
Na avaliação proposta pela Avie, a confirmação deve ser conferida na agenda. Verifique dia, hora, modalidade e identificação do paciente de teste.
Quantos testes bastam para começar a usar?
As 12 situações da Avie são um ponto de partida. Acrescente as exceções da sua rotina e resolva os problemas que possam afetar consultas ou pacientes antes de ampliar o uso.
O roteiro também serve para um chatbot de menu?
As situações da Avie ajudam a observar qualquer solução de atendimento. Registre como cada uma lida com o pedido e com as mudanças durante a conversa, sem presumir que ofereçam as mesmas funções.
Quer ver isso funcionando no WhatsApp da sua clínica?