Secretária IA para psicólogos: WhatsApp, agenda e sigilo sem perder o cuidado

No consultório de psicologia, a primeira mensagem costuma vir de alguém que pensou muito antes de escrever. Uma resposta lenta, fria ou só comercial pode afastar essa pessoa. O psicólogo raramente consegue parar uma sessão para responder no WhatsApp, e a Avie responde nesse intervalo, no tom do consultório.

Onde a Avie ajuda no consultório de psicologia

A Avie responde às dúvidas administrativas que se repetem no consultório de psicologia. No WhatsApp do consultório, a Avie pode:

• responder a novos contatos com o tom do consultório, de forma respeitosa e sem pressa;
• informar o valor da sessão, a frequência e como funciona a primeira sessão, quando o profissional autoriza;
• explicar a diferença entre atendimento online e presencial;
• oferecer horários livres da sua agenda e marcar a sessão;
• lembrar quem tem sessão marcada e organizar remarcações;
• separar quem pediu informação e ainda não agendou, para uma retomada discreta;
• avisar o profissional sobre qualquer mensagem com conteúdo emocional, de sofrimento ou de urgência.

Em psicologia, um chatbot de menu soa impessoal, porque encaixa a pessoa em opções fixas. A secretária IA da Avie entende a mensagem do jeito que ela foi escrita e trabalha dentro dos limites definidos pelo profissional.

A Avie não faz escuta clínica

A Avie trata a mensagem de sofrimento como assunto do psicólogo. A Avie não conversa sobre o sofrimento da pessoa, não dá conselho, não interpreta e não avalia. A escuta é trabalho do psicólogo.

Na Avie, a configuração do consultório de psicologia segue estas regras:

• mensagem com angústia, crise, menção a autoagressão ou outro sinal de sofrimento vai para o profissional na hora, com o motivo escrito;
• a Avie não faz triagem clínica e não sugere diagnóstico;
• assunto delicado nunca é tratado como dúvida comum de agenda;
• o profissional define com a equipe da Avie o que pode e o que não pode ser dito.

Cada consultório define com a equipe da Avie como a IA responde a uma mensagem de sofrimento. O guia IA no atendimento de clínicas e LGPD detalha os limites e o cuidado com os dados.

A Avie trata a conversa do consultório com sigilo

A Avie guarda os dados de cada consultório isolados dos outros, e cada pessoa da equipe entra com o próprio acesso. Em psicologia, o sigilo é a base do trabalho, e a conversa no WhatsApp faz parte dele.

Na Avie, o cuidado com a conversa segue estes pontos:

• a Avie pede o cadastro só depois que a pessoa conhece o valor e escolhe o horário;
• a Avie coleta o necessário para marcar a sessão;
• o que a pessoa conta de delicado vai para o profissional e não vira dado comercial;
• a equipe vê a conversa no portal, e cada envio manual fica registrado com o nome de quem enviou.

Por que consultórios de psicologia perdem contatos no WhatsApp

A Avie responde na hora, 24h, e a demora é o ponto em que o consultório de psicologia mais perde contatos. Muitas pessoas escrevem para mais de um profissional ao mesmo tempo. No intervalo entre a mensagem e a resposta, a coragem de começar pode passar.

Os pontos de perda mais comuns são:

• demora na resposta a quem finalmente decidiu procurar ajuda;
• resposta só com o valor, sem explicar como funciona o processo;
• pessoa interessada que para de responder e nunca volta para a fila;
• remarcações que se perdem e viram faltas;
• recepção, ou o próprio psicólogo, sem tempo de retomar contatos antigos.

Para esses casos, vale ler também paciente pediu preço e sumiu no WhatsApp e conversas paradas no WhatsApp da clínica.

A Avie marca a primeira sessão na sua agenda

A Avie conduz a parte administrativa da primeira sessão, do valor ao horário marcado. A psicoterapia costuma seguir uma frequência, como a semanal, e por isso a agenda pede cuidado com remarcação, encaixe e lista de espera.

Na Avie, a conversa da primeira sessão segue esta ordem:

1. acolher o contato com respeito, sem pressa comercial;
2. explicar como funciona a primeira sessão e o formato, online ou presencial;
3. informar o que o profissional autoriza sobre valor e frequência;
4. oferecer pelo menos 5 horários livres da sua agenda;
5. marcar a sessão depois que a pessoa escolhe o horário e passa o cadastro;
6. retomar a conversa com discrição se a pessoa não retornar.

A Avie marca, remarca e cancela a sessão no Google Agenda ou no Feegow, o sistema de gestão da Doctoralia. O que o psicólogo marca direto na agenda conta como ocupado para a Avie. O guia agenda de consultório no WhatsApp com o Google Agenda mostra como isso funciona.

A pessoa também marca pelo site do consultório

O paciente marca pelo site da sua clínica e a consulta cai na sua agenda, a mesma que a Avie usa no WhatsApp. Confirmar e cancelar também funcionam pelo link. O site em domínio próprio está incluso no Avie Atende. Veja como funciona o site da clínica.

A Avie lembra a sessão e pede a confirmação

A Avie avisa o seu paciente 7 e 4 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp 2 dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou. Você liga os avisos que quiser. Na psicoterapia semanal, você escolhe em quais desses dias o aviso sai. Os avisos fazem parte dos programas de mensagem da Avie.

A sessão desmarcada volta para a lista de espera

Quando um paciente cancela, a Avie procura na lista de espera quem combina com o horário. Você aprova o primeiro aviso, e a Avie reforça, passa a vaga para o próximo da lista e avisa os outros quando alguém marcou. Na sua agenda, a Avie ainda sugere quem mais avisar: quem conversou e não marcou e quem tem consulta mais distante. A lista de espera da Avie é um dos programas de mensagem, e você liga essa opção quando quiser.

A Avie retoma o contato sem pressionar

A Avie retoma os contatos do consultório de psicologia de forma leve e espaçada. Em psicologia, insistência afasta a pessoa. A Avie manda no máximo uma mensagem automática de retomada por pessoa a cada 24h, segura para a manhã a mensagem que cairia entre 21h e 8h e para quando a pessoa responde. Com quem ainda não marcou, a Avie para depois de 2 tentativas sem resposta.

O histórico mostra ao profissional se a pessoa pediu informação, escolheu horário ou preferiu esperar.

Como avaliar uma secretária IA para psicólogos

Antes de adotar a Avie ou outra secretária de IA no consultório de psicologia, confirme se a solução:

• entende mensagens livres, não só palavras-chave;
• avisa o profissional na hora sobre qualquer conteúdo emocional ou de crise;
• permite configurar o que pode ser dito sobre valor, formato e primeira sessão;
• respeita o sigilo e coleta o mínimo de dados;
• marca direto na sua agenda;
• deixa o profissional assumir a conversa quando quiser;
• registra o próximo passo de cada contato, com discrição;
• tem preço claro e implantação assistida.

O guia quanto custa uma secretária para consultório compara a recepção humana, o atendimento remoto e a secretária de IA.

Quanto custa a Avie para psicólogos: R$ 1.350 por mês

O Avie Atende custa R$ 1.350 por mês, para até 1.000 pacientes por mês e sem cobrança por mensagem, mais R$ 2.700 de implantação, paga uma vez, com a configuração feita pela equipe da Avie. O Avie Cuida e o Avie Cresce têm valor na proposta, pelo WhatsApp.

A mensalidade do Avie Atende inclui a secretária IA no WhatsApp da clínica, 13 programas de mensagem, a gestão da agenda no Google Agenda ou no Feegow (o sistema de gestão da Doctoralia), o portal com as conversas e as pendências, o site da clínica em domínio próprio e o relatório mensal. O plano não tem fidelidade. Os detalhes estão em planos e preços.

Como saber se a Avie compensa

Para saber se a Avie compensa, compare o custo total dela, implantação incluída, com o que sobra de cada consulta a mais depois de impostos e taxas. No consultório de psicologia, use o valor da sessão.

Pela estimativa de mercado do guia quanto custa uma secretária para consultório, uma secretária CLT custa de R$ 2.800 a R$ 3.800 por mês com encargos, 13º e férias, e atende em horário comercial, uma conversa por vez. A conta completa está em planos e preços.

Como a Avie se encaixa no consultório de psicologia

A Avie é uma secretária de IA para clínicas e consultórios que atendem pelo WhatsApp. Para psicólogos, a Avie responde às dúvidas administrativas, marca a primeira sessão na sua agenda, lembra as sessões e retoma os contatos com discrição. A Avie não faz escuta clínica, e a mensagem de sofrimento vai para o profissional. Se um rascunho foge do combinado, ele não sai: espera a equipe, com o motivo escrito. A equipe assume a conversa quando quiser.

Para ver números medidos num consultório de saúde mental que usa a Avie, como o horário das mensagens e o que vai para o profissional, leia secretária de IA em consultório de saúde mental.

Perguntas frequentes

A secretária IA conversa com o paciente sobre o que ele está sentindo?

Não. A Avie cuida só da parte administrativa, como dúvidas, valor e agenda. Mensagem com conteúdo emocional, de sofrimento ou de crise vai para o psicólogo na hora, com o motivo escrito. A escuta e o acolhimento clínico são do profissional.

Ela respeita o sigilo profissional?

A Avie coleta o necessário para marcar a sessão e leva ao profissional o que for delicado, sem tratar como dado comercial. Os dados ficam isolados por consultório, e cada pessoa da equipe entra com o próprio acesso.

Quanto custa a Avie para um consultório de psicologia?

O Avie Atende custa R$ 1.350 por mês, para até 1.000 pacientes por mês e sem cobrança por mensagem, mais R$ 2.700 de implantação, paga uma vez, com a configuração feita pela equipe da Avie. A mensalidade do Avie Atende inclui a secretária IA no WhatsApp da clínica, 13 programas de mensagem, a gestão da agenda no Google Agenda ou no Feegow (o sistema de gestão da Doctoralia), o portal com as conversas e as pendências, o site da clínica em domínio próprio e o relatório mensal. Os detalhes estão em planos e preços.

Substitui a secretária ou o próprio psicólogo?

A Avie tira as tarefas repetitivas de agenda e organização, mantém o histórico e responde na hora às dúvidas práticas. O relacionamento e todo o cuidado clínico seguem com o profissional.

Funciona para atendimento online?

Sim. A Avie explica o formato online, oferece os horários livres dessa modalidade e envia as orientações administrativas que o profissional autorizar.