Secretária IA para clínica multiespecialidade: um WhatsApp, várias agendas

A Avie entende pela própria mensagem qual serviço a pessoa procura, responde com as regras daquela área e marca na sua agenda. A equipe deixa de fazer triagem o dia inteiro e fica com o que precisa de uma pessoa.

A Avie responde perguntas que mudam de uma especialidade para outra

A Avie atende a clínica multidisciplinar em que três ou mais especialidades dividem o mesmo número. Nesse cenário, três coisas acontecem:

1. Toda pergunta exige contexto. “Quanto custa?” não tem resposta única, porque depende do serviço. A recepção pergunta, espera, responde, e a conversa de 1 minuto vira 20.
2. Cada especialidade tem regra própria. Fisioterapia trabalha com avaliação e pacote de sessões, nutrição depende de retornos, psicologia e fonoaudiologia têm sessões semanais, e a estética pede avaliação para parte dos procedimentos. Uma resposta padronizada erra para todas.
3. A agenda é múltipla. Marcar “quinta às 15h” depende de qual profissional, qual sala e qual serviço. Errar a agenda gera retrabalho e paciente esperando na sala errada.

Como a Avie organiza o WhatsApp da clínica multiespecialidade

A Avie organiza o atendimento da clínica multiespecialidade a partir das regras que a clínica define para cada área. No número da clínica, a Avie:

• identifica o serviço pela mensagem livre, e “minha filha precisa de fono” já basta;
• pergunta quando não dá para ter certeza do serviço, em vez de adivinhar;
• responde valor, convênio e como funciona por especialidade, conforme o que a clínica configurou;
• manda a explicação de cada serviço, escrita pela clínica com a equipe da Avie;
• oferece horários livres da sua agenda e marca a consulta;
• lembra as consultas e pede a confirmação;
• retoma quem pediu preço e sumiu;
• passa para a equipe o que é clínico, sensível ou exceção, de qualquer especialidade, com o motivo escrito.

Os fluxos de cada área estão nos guias por especialidade: fisioterapia, nutrição, fonoaudiologia, psicologia e estética. Na clínica multiespecialidade, eles convivem no mesmo número, e a família não precisa saber qual “setor” está falando.

A Avie marca na sua agenda, e a implantação mapeia as agendas da clínica

A Avie consulta a sua agenda antes de oferecer horário e marca a consulta no Google Agenda ou no Feegow, o sistema de gestão da Doctoralia. Na implantação, a equipe da Avie mapeia como a clínica organiza as agendas dos profissionais e configura os serviços, os valores, os convênios e os limites de cada área. Cada serviço tem a própria duração na agenda, e no Google Agenda a clínica escolhe quais calendários também bloqueiam horário.

A Avie marca consultas para mais de um paciente na mesma conversa, como a mãe e o filho, e cada consulta fica no nome de quem vai ser atendido. A Avie oferece pelo menos cinco horários livres e não oferece horário ocupado.

O paciente também marca pelo site da clínica

O paciente marca pelo site da sua clínica e a consulta cai na sua agenda, a mesma que a Avie usa no WhatsApp. Confirmar e cancelar também funcionam pelo link. O site em domínio próprio está incluso no Avie Atende. Veja como funciona o site da clínica.

A Avie lembra o paciente e pede a confirmação da consulta

A Avie avisa o seu paciente 7 dias antes da consulta, pede a confirmação pelo WhatsApp dois dias antes e manda um último aviso na véspera para quem ainda não confirmou. Você liga os avisos que quiser. Na clínica multiespecialidade, o aviso vale para a consulta e para a sessão de qualquer área marcada na sua agenda. Os avisos fazem parte dos programas de mensagem da Avie.

A vaga de um cancelamento volta para a lista de espera

Quando um paciente cancela, a Avie procura na lista de espera quem combina com o horário. Você aprova o primeiro aviso, e a Avie reforça, passa a vaga para o próximo da lista e avisa os outros quando alguém marcou. Na sua agenda, a Avie ainda sugere quem mais avisar: quem conversou e não marcou e quem tem consulta mais distante. A lista de espera da Avie é um dos programas de mensagem, e você liga essa opção quando quiser.

A recepção fica com quem está na clínica

A Avie cuida da triagem administrativa e do agendamento repetitivo, e a recepção volta ao trabalho de recepção. A equipe presencial atende quem está na clínica, resolve exceções e cuida do relacionamento. A equipe da clínica pode revisar e editar uma resposta antes do envio, e pode assumir a conversa a qualquer momento.

Para o desenho geral desse funil, veja funil de atendimento no WhatsApp para clínicas e recepção sobrecarregada no WhatsApp.

Para os médicos da clínica, o prontuário fica no mesmo portal

No Avie Cuida, o prontuário eletrônico com assinatura ICP-Brasil, os pacientes e os pagamentos ficam no mesmo portal da sua agenda e do WhatsApp. Você não troca de sistema entre a conversa e a consulta.

Na clínica multiespecialidade que tem médicos, cada médico escreve no editor da ficha, com os próprios modelos, e assina com o próprio certificado ICP-Brasil em nuvem. O registro mostra quem escreveu cada atendimento. Veja o prontuário eletrônico da Avie.

O que a Avie não faz na clínica multidisciplinar

A Avie não faz atendimento clínico em nenhuma especialidade, e estes limites valem desde o primeiro dia:

• dúvida clínica de qualquer especialidade vai para a equipe, com o motivo escrito;
• a Avie não inventa valor de serviço que não está nas regras;
• sem certeza do serviço, a Avie pergunta antes de oferecer horário;
• caso sensível, como dor aguda, sofrimento emocional ou urgência, nunca é tratado como conversa comum.

Como avaliar uma secretária IA para clínica com várias especialidades

Antes de contratar a Avie ou outra secretária de IA para a clínica multiespecialidade, confirme se a solução:

• entende a mensagem livre e identifica o serviço sem menu;
• permite configurar valores, regras e limites por especialidade;
• marca direto na sua agenda e não oferece horário ocupado;
• respeita o fluxo de cada área, como avaliação, pacote, retorno e sessão semanal;
• lembra a consulta e pede a confirmação;
• deixa a equipe revisar e editar uma resposta antes do envio;
• guarda o histórico de cada paciente, mesmo com serviços diferentes;
• tem preço claro e implantação assistida.

O guia quanto custa uma secretária para consultório compara a Avie com contratar mais uma pessoa para a recepção.

Quanto custa a Avie para clínica multiespecialidade: R$ 1.350 por mês

O Avie Atende custa R$ 1.350 por mês, para até 1.000 pacientes e sem cobrança por mensagem, mais R$ 2.700 de implantação, paga uma vez, com a configuração feita pela equipe da Avie. O Avie Cuida e o Avie Cresce têm valor na proposta, pelo WhatsApp.

Nos R$ 1.350 entram a secretária IA no WhatsApp da clínica, 13 programas de mensagem, a gestão da agenda no Google Agenda ou no Feegow, o portal com inbox e pendências, o site da clínica em domínio próprio e o relatório mensal. O plano não tem fidelidade. Os detalhes estão em planos e preços.

A conta para saber se a Avie se paga

Para saber se a Avie se paga, divida R$ 1.350 pelo valor da sua consulta. O resultado é quantas faltas evitadas ou vagas reocupadas por mês cobrem a mensalidade. O tempo que a recepção gastava respondendo valor, endereço e horário entra na conta como ganho. Na clínica multiespecialidade, use o valor médio das consultas e sessões da sua agenda.

Pela estimativa de mercado do guia quanto custa uma secretária para consultório, uma secretária CLT custa de R$ 2.800 a R$ 3.800 por mês com encargos, 13º e férias, e atende em horário comercial, uma conversa por vez. A conta completa está em planos e preços.

Como a Avie se encaixa na clínica multiespecialidade

A Avie é uma secretária IA para clínicas que atendem pelo WhatsApp. Numa clínica multiespecialidade, a Avie atende o número único da clínica, entende qual serviço cada pessoa procura, responde com as regras daquela área, marca na sua agenda e lembra a consulta. A equipe fica no controle, e o histórico da conversa fica num lugar só.

Perguntas frequentes

A IA sabe diferenciar qual especialidade a pessoa procura?

Sim, pela própria mensagem. Quando não dá para ter certeza, a Avie pergunta de forma natural em vez de adivinhar, e só então aplica as regras daquela especialidade.

Funciona com vários profissionais e agendas ao mesmo tempo?

A Avie atende do consultório de um profissional só à clínica com vários profissionais. Na implantação, a equipe da Avie mapeia como a clínica organiza as agendas e configura os serviços, os valores e os limites de cada área. A Avie marca no Google Agenda ou no Feegow.

Cada especialidade pode ter regras e valores diferentes?

Sim. Na Avie, valores, convênios, fluxo e limites clínicos são configurados por área, como avaliação antes de pacote, retorno e sessão semanal.

Quanto custa a Avie para uma clínica multiespecialidade?

O Avie Atende custa R$ 1.350 por mês, para até 1.000 pacientes e sem cobrança por mensagem, mais R$ 2.700 de implantação, paga uma vez. Entram a secretária IA no WhatsApp, 13 programas de mensagem, a agenda, o portal, o site da clínica e o relatório mensal. Os detalhes estão em planos e preços.

E se duas pessoas da mesma família usarem serviços diferentes?

A Avie marca a consulta de cada pessoa no nome de quem vai ser atendido, mesmo quando a conversa vem do mesmo celular. A mãe que faz nutrição e o filho que faz fono têm consultas separadas.